Имеет ли право секретарь заверять копии документов в организации

Как заверить копию документа

• Заверение копий документов
• Могу ли я перед тем, как поставить подпись об ознакомлении, требовать копию приказа должным образом заверенную? И еще, виза об ознакомлении должна содержать название приказа или может быть только номер приказа?
• Если выставляют доки,за гл.буха и ген. дир. подпись\»по приказу,.\»мне нужно просить копию заверенную печатью,или по факсу
• подскажите как заверить копию приказа секретарю? Копия приказа Генерального директора ЗАО «САЛЮТ» необходима сотруднику одного из подразделений предприятия для ведения переговоров с партнёрами Закрытого Акционерного Общества. Как секретарь генерального директора должен заверить копию данного требуемого
• Может ли сотрудник требовать предоставления ему заверенной копии приказа о приеме на работу?
• Какие штампы или печати и подписи должны присутствовать в заверенной копии приказа?
• Как правильно заверить копию документа
• подскажите справка для лиц уволиных в сзвязи с ликвидацией предприятия заверенная копия приказа о предоставлении отпу
• Если первичные доки подписаны по доверенности или приказу, нам для проверок достаточно чтоб по факсу кинули этот приказ Или обязательно просить копию заверенную печатью организации?
• У меня на руках заверенная копия приказа о моем отстранении от работы, должен ли я, в этом случае, приходить на работу?
• Может ли секретарь в учреждении заверить копию приказа, или кто-то другой должен?
• В каком виде необходимо представлять копии приказов в бухгалтерию? заверить кадровиком?
• Как заверить копию документа
• Как заверить копию документа надлежащим образом
• Разбираемся с терминологией
• Заверяем копии
• Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?
• Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

1. Оригиналы
2. Нотариально заверенные копии
3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

1. Руководителем юридического лица
   Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
2. Главным бухгалтером
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
4. Иным работником юридического лица.
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
5. копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
6. копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

7. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
   Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
8. имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
9. имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата

Печать

НазадВерсия для печати

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Могу ли я перед тем, как поставить подпись об ознакомлении, требовать копию приказа должным образом заверенную? И еще, виза об ознакомлении должна содержать название приказа или может быть только номер приказа?

При ознакомлении с приказом отсутствие заверенной копии не может быть основанием для отказа в подписи об ознакомлении. При этом Вы имеете право запросить копию данного приказа.

по хорошему вам должны предоставить копию, где вы делаете подпись и конечно же она должен быть заверен

По письменному заявлению работника работодатель в трехдневный срок предоставляет заверенные копии документов, касающихся трудовой деятельности.

Если выставляют доки,за гл.буха и ген. дир. подпись\»по приказу,.\»мне нужно просить копию заверенную печатью,или по факсу

Заверенную копию приказа лучше все-таки сразу попросить у поставщика. Она Вам пригодится, если таким образом подписаны счета-фактуры и в них выделен НДС. Налоговая инспекция при проведении камеральной или выездной проверки может потребовать этот документ.

лучше живой приказ, но на 1-е время можно и факс

Живой приказ вы можете только посмотреть,если хотите, а так не напастись приказов. Достаточно подписи,расшифровки и основание(приказ,доверенность и т.д.) У нас кикога никто не просит,ны мы.

подскажите как заверить копию приказа секретарю? Копия приказа Генерального директора ЗАО «САЛЮТ» необходима сотруднику одного из подразделений предприятия для ведения переговоров с партнёрами Закрытого Акционерного Общества. Как секретарь генерального директора должен заверить копию данного требуемого

копия приказа генерального директора может быть заверена им самим. Копия верна.

Подпись директора, дата, печать Или начальником отдела, к которому этот приказ относится по той же схеме Копия верна, подпись начальника ,дата, печать секретарь ведет документооборот, обычно если копии документов нужны для использования за пределами предприятия, то заверяет эти копии лицо, имеющее высшую должность на предприятии. секретарь, к сожалению таким правом не наделен.

Написать Копия Верна. и роспись

На ксерокопии приказа в верхнем правом углу написать:КОПИЯ, внизу слева : копия верна, подпись, печать

Если по должностным обязанностям секретарь имеет право заверять такого рода документы — то пишется \»Копия верна. Подпись, расшифровка подписи, дата, печать\» Если не имеет право — то главный бухгалтер заверяет данную копию документа.

Может ли сотрудник требовать предоставления ему заверенной копии приказа о приеме на работу?

Конечно, подписывается договор, два экземпляра , по одному из сторон.

Работодатель не обязан работнику делать 2-ую копию приказа. Но попросить можно. А вообще попросите работодателя сделать копию трудовой книжки и заверить ее печатью организации, если запись в трудовой сделана, значит вас оформили. Копию обязаны предоставить по требованию работника.

По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему все документы, касающиеся его трудовой деятельности в трехдневный срок.

Трудовой договор делается в двух экземплярах-по оригиналу для каждой из сторон,а вот приказ один,поэтому по требованию работника все документы связанные с работой, копии этих документов он вправе получить,по ТК РФ

Как правило копия приказа о приёме хранится в личном деле работника. А зачем вам нужен этот ворох бумаг.

Требовать то вы можете. Лучше- попросить. А вообще сам приказ- это внутренний документ организации и вам он не нужен, если только не судебные или пособия в собес. Доказательством вашей трудоустроенности есть ТД и копия трудовой книжки с записью о приеме и припиской-\»работает по настоящее время\»

Статья 62 ТК РФ.

Выдача копий документов, связанных с работой По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Какие штампы или печати и подписи должны присутствовать в заверенной копии приказа?

Судебного? Министра обороны?

Смотря какой приказ и куда вы эту копию понесете? Обычно: слова \»копия верна\» дата, ФИО должностного лица, подпись, печать (хотя бы для документов) .

Как правильно заверить копию документа

У вас ксерокопия приказа со всеми подписями и печатью (черно-белыми, если ксерокс черно-белый) , и вот на этой ксерокопии должны быть указанные слова, дата, подпись и печать (синяя) . Также смотрите пункт 3.26 по ссылке

Источник: https://obd2bluetooth.ru/kak-zaverit-kopiju-dokumenta/

Какие документы может заверить кадровик

№ 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица (например, начальника кадровой службы или специалиста по кадровой работе) и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). Компетенция начальника отдела кадров зависит от полномочий, переданных ему руководителем организации. Полномочия работника отдела кадров на право заверения копий должны быть закреплены в локальном нормативном акте и соответствующем приказе руководителя. Также эти полномочия могут подтверждаться доверенностью.

Как правило, руководитель отдела кадров (сотрудник кадровой службы) уполномочен заверять и подписывать документы, связанные с трудовой деятельностью работников, например, трудовые договоры, копии трудовых книжек, копии трудовых договоров, приказов и др.

Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации

Работодатель, в частности, обязан оформлять кадровые документы, предусмотренные нормами трудового права. В силу прямого указания ст.

20 ТК РФ права и обязанности работодателей-юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Исходя из этого руководитель организации вправе передать иному лицу полномочия на подписание трудовых договоров с работниками, а также оформление иных кадровых документов, в том числе и приказы.

Имеют ли сотрудники отдела кадров заверять личные документы сотрудников, например свидетельство о заключении брака?

То есть одним из условий правомерности свидетельствования копии документа является наличие в организации оригинала такого документа.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Сотрудник просит заверить копию его диплома о высшем образовании. Может ли кадровик это сделать

4.

Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Оригинал диплома Вы не храните, он не относится к документам, исходящим от Вас, заверение не связано с предоставлением документа Вашей организации. Т.е. ни под одну из приведенных выше ситуаций, когда работодатель мог бы заверить копию диплома, Ваша ситуация не подходит.

Подробности

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки); медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

Какой должна быть печать кадровика заверение документов

Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника.

К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:Документ 1.

Приказ о заверении копий кадровых документов

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

М.Г. Мошкович, юрист Рассмотренные судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст.

Может ли кадровик заверить трудовую книжку

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился.

В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки. В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки.

Внимание Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Кадровик.

Одному из наших сотрудников потребовалась копия трудовой книжки, причем он требует, чтобы я заверила ее как «начальник отдела кадров».

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*. www.kdelo.

ru Статьи в тему: Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати. Вид печати Основание Применение гербовых печатей Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.

№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г.

Источник: https://advokatn.ru/kakie-dokumenty-mozhet-zaverit-kadrovik-78720/

Кто должен заверять копии документов в организации?

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу.

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр.

Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц.

Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

• пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
• копия верна;
• название должности заверяющего лица;
• подпись заверителя с расшифровкой;
• дата операции;
• для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, сшиваются они железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов, оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

• с грифом секретности;
• договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
• дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
• выписок без дипломов;
• медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

• при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
• при написании некоторых фрагментов карандашом;
• при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
• при нарушенной целостности;
• при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
• при наличии факсимильной подписи;
• при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Электронные документы

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть товарные накладные, счета-фактуры, акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Источник: https://lksmrf.ru/kto-dolzhen-zaveryat-kopii-dokumentov-v-organizatsii/

Как заверяются копии документов организации

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.

К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.

Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате.

Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке.

Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии 

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

• получение кредита или оформление ипотеки;
• оформление социальных пособий или материальной помощи;
• заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
• получение наследства;
• оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель.

Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании.

Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров.

Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии.

Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью.

Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно».

Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала.

Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг.

С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО.

Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

• брачные контракты;
• принятие наследства;
• переводы документов с иностранных языков;
• доверенности с передачей прав;
• договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя.

Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

• указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
• если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
• в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
• указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков.

Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это.

Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом.

В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать).

Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta-shtamp-kopiya-verna.html

Как правильно заверить документ копия верна образец

Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно.

Источник: https://sroorgru.com/kak-zaveryayutsya-kopii-dokumentov-organizatsii/

Как правильно заверить копию документа: штамп “Копия верна”

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.