Титульный лист журнала регистрации

Общий журнал работ, как заполнять

Здравствуйте, уважаемый читатель блога прораба, в данной статье общий журнал работ разберемся, что это такое, как правильно его заполнять, для чего он нужен и как обычно поделюсь своим опытом ведения этого документа.

Для тех кто не любит читать инструкции,  в конце статьи есть ссылка для скачивания фотографий заполненных журналов с двух разных объектах, на которых я работал.

Общий журнал работ является первичным производственным документом, в котором фиксируются все этапы и операции строительства объекта, сроки, качество выполнения, условия производства  и ответственных за это лиц.

Кроме этого журнал является юридическим документом, ведя данный журнал,  вы несете полную ответственность за производимые работы и их качество. Не дай бог, что случится,  в первую очередь подымут записи журнала общих работ.

Главное назначение этого журнал контроль руководителей, исполнителей и результатов работ, влияющих на надежность и прочность зданий или сооружений. Кроме всего вышеперечисленного журнал необходим чтоб вести учет, подавать на выполнение объемов работ и списание материалов.

Ведут журнал начальник участка со слов мастеров или бригадиров, но чаще всего этим занимается прораб. Это лицо ответственное за производство работ, которое указывают при заполнения титульного листа. Журнал ведется с первого дня работы на объекте.

Есть такой документ РД-11-05-2007 п.

4: «Общие и (или) специальные журналы работ (далее – журналы работ) подлежат передаче застройщиком или заказчиком заблаговременно, но не позднее чем за семь рабочих дней до начала строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства одновременно с извещением, направляемым в соответствии с частью 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, в орган государственного строительного надзора в случаях, если в соответствии с частью 1 статьи 54 Градостроительного кодекса Российской Федерации при осуществлении строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства предусмотрен государственный строительный надзор».

Подавать журналы на регистрацию, в государственные строительные органы, должен заказчик, уведомив их заранее. Но чаще всего это делают подрядчики.

Я работал на таких объектах «Северсталь Балаково», «Балаковские минеральные удобрения». На Северстале мы сами ездили в Саратов,  чтоб зарегистрировать свои журналы в Ростехнадзоре. Но были случаи, когда представитель Ростехнадзора приезжал на площадку с проверкой и он нам регистрировал журналы.  На «БМУ» заказчик нам сам выдавал заполненные и зарегистрированные журналы общих работ.

Если кончился журнал,  то согласно РД-11-05-2007 п.5: «…По окончанию соответствующего журнала застройщиком или заказчиком в  орган государственного строительного надзора для регистрации предоставляется новый журнал с пометкой «1», «2» и т.д.

Основная обязанность по заполнению журналов  лежит на плечах генподрядной организации.

Инженеры пто генподрядчика вносят в свой журнал общих работ записи о проделанных работах (например,  даты заливкой бетоном конструкций, монтаж металлоконструкций, укладка бетонных полов  и т.д.)  субподрядных организаций.

Субподрядные строительные организации общего журнала работ не ведут, если и ведется, то только для собственного контроля.

Во время строительных работ данный документ должен предъявляться представителям технадзора, органам архитектурно – строительного надзора по первому их требованию.

Журнал обязательно прошивается капроновой белой ниткой, на концы которой приклеивают бумажную табличку с информацией о количестве листков, подписью ответственного лица и штампом организации.

Заполняем журнал общих работ

Заполняем титульный лист:

• По строительству объекта. Указывают наименование объекта.
• Адрес объекта. Фактический адрес можно взять из проекта.
• Заказчик. С этим понятно кто платит деньги за строительство объекта
• Застройщик. Лицо осуществляющее строительство объекта. Это генподрядчик, если вы работаете в субподрядной организации, то в официальном документе вы не можете себя вписывать и ставить печать.
• Лицо, осуществляющее подготовку проектной документации. Пишем генерального проектировщика,  данные которого можно взять из рабочих чертежей проекта.
• Лицо, осуществляющее строительство. Информация об организации, которая производит строительство объекта.
• Уполномоченный представитель застройщика или заказчика по вопросам строительного контроля. Вписывают лиц ведущих технический надзор объекта, которые заполняют 4 раздел журнала.
• Уполномоченный представитель лица, осуществляющего строительство, по вопросам строительного контроля. Лица  с соответствующими удостоверениями, представители Ростехнадзора и подобных организаций, имеющие право заполнять раздел 5.
• Другие лица, осуществляющие строительство, их уполномоченные представители. Указываются все официально оформленные подрядные организации на строительном участке.
• Сведения о государственном строительном надзоре. Организация, которая минимум раз в месяц будет приезжать к вам на стройку и штрафовать по всяким мелочам, вплоть за данный журнал, который вы забудете вести.

РАЗДЕЛ 1

• Список инженерно-технического персонала лица, осуществляющего строительство, занятого при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства. Генподрядчик вписывает всех ИТР субподрядных организаций, но в своем журнале вы вписываете своих итэровцев с корочками ТБ, промбезопасноасть, ТБ по работе с кранами и т.д.

РАЗДЕЛ 2

• Перечень специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, а также журналов авторского надзора лица, осуществляющего подготовку проектной документации. Вписываются журналы, которые есть в перечне вашего договора с заказчиком.

РАЗДЕЛ 3.

• Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства.

Самый основной раздел, в который пишем согласно п.8.3 РД11-05-2007:«…В указанный раздел включаются данные о выполнении всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.Данные о работах, выполняемых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, должны содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения.Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись.

Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.)»

Плюс к этому попадается информация, что к этим записям необходимо добавлять,  с чем вы выполняли данные работы, в каких условиях (температура, осадки и т.д.) и шифр проекта к каждой записи.

В общий журнал работ  необходимо делать записи каждый день.  Если возникает перерыв и писать нечего, то необходимо указывать причину.

В моей практике, если работы не проделывались из-за отсутствия материалов или погодных условиях, то я писал ерунду про уборку территории, уборка снега, складирование или  разгрузка материалов обогрев бетона, изготовление деталей для армирования и т.д.  Главное чтоб записи были, каждый день с начала работ.

Про то,  что сделали, пишут кратко на понятном техническом языке например:  в осях 1/А на отметке -1.500 устройство опалубки под фундамент Ф4.

Так же не пишут в ОЖР поступающие на объект материалы, изделия, оборудование для этого ведется журнал входного контроля.

Ставят подпись под каждой записью общего журнала работ ответственное лицо,  которое указанно при заполнение титульного листа. Это может быть начальник участка или прораб. Может быть и такая ситуация мастер заполняет журнал, но подписываться он не имеет права.

РАЗДЕЛ 4

• Сведения о строительном контроле застройщика или заказчика в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства.

Любой проверяющий орган может внести замечания в этот раздел с датой устранения, которые вы должны будете устранить и сделать соответствующую запись в этом же разделе. Если вы не устраните данное замечание или устраните, но не запишите об этом в журнале,  то со следующей проверкой вам будет выписан штраф.

РАЗДЕЛ 5

15.Сведения о строительном контроле лица, осуществляющего строительство, в процессе      строительстве реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства.

Ведется ответственным лицом имеющий,  специальные корочки.  Контроль осуществляется  по схемам проекта производства работ (испытания, измерения, осмотр, геодезия) все чтоб соответствовало данному проекту.

Из моей практике, когда заказчик требовал чтоб такой человек был на площадке, то специально отправляли на курсы и получения соответствующей корочки работника итр. После прохождения аттестации,  он имел право заполнять данный раздел. Можно делать в этом разделе записи и по входному контролю, если не ведете журнал входного контроля.

РАЗДЕЛ 6

• Перечень исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

В перечень исполнительной документации входят акты скрытых работ, акты промежуточной приемки ответственных конструкций. Вносятся номера актов, которые вы подписали у заказчика.

Бывает так, что не хватает таблицы в этом разделе для актов, возможно распечатать данный раздел и зарегистрировать в ГСН.  В моей практике такое было, но вам следует уточнять у заказчика и представителя государственного контроля можно так сделать или нельзя.

РАЗДЕЛ 7

• Сведения о государственном строительном надзоре при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

Раздел для контролирующих государственных органов, те лица, которые регистрировали ваш журнал.  Выписывают предписания, акты проверок которые касаются всех субподрядных организаций.

Общий журнал работ мой опыт

Первый раз я с этим журналом познакомился на объекте в Ростове-на-Дону, делали бетонные полы торговый центр «METRO».

Писал я туда объемы выполненных работ, количество людей работающих на данный момент, температуру окружающей среды, много чего не нужного.

В основном пишу, в каких осях, в каких отметках, какой вид работ проделан и все. Этого достаточно и со стороны технадзора, проверяющих государственных органов или работников итр,  которые из черновиков журналов  прорабов переписывали в официальный журнал, не было.

На последок еще хотел бы дать такой совет если вы сомневаетесь правильно ли вы ведете журнал или не знаете, как его заполнить, то лучше спросите у представителей заказчиков (технадзора, инженера ПТО) как правильнее сделать.

Лучше не постесняться задать глупый вопрос и сделать все правильно, чем показать всем что ты умный, все знаешь и сделать не правильно.

Работая прорабом по общестрою,  думал сфотографировать заполненный журнал общих работ и показать потом в статьей, но не сделал этого.  Обещаю, как будет возможность обязательно размещу фотографии.

Ссылки для скачивания общего журнала работ

Если вам нужно скачать форму  журнала общих работ, то кликайте СЮДА.

Ищите примеры заполненных  журналов общих работ? Примеры рабочих журналов, с двух разных объектов один из Мытищи, второй из Сызрани, скачать можно по этой ссылке.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aa226955f4967b05523b4f0/5bb72bc7ad289e00ac6bf6e2

Журнал регистрации приказов: что такое, виды журналов, правила оформления, образец

Последнее обновление: 18.02.2020

Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования.

 Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.
Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений.

Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов?

С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

• когда человек был принят на работу;
• переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
• привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
• дату и причину прекращения трудовых отношений.

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

Виды журналов регистрации

Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

• касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
• по вопросам организации и охраны труда;
• кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
• журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
• и прочие.

Журнал регистрации распоряжений образец:

Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

Структура и содержание журнала приказов работодателя

Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

• номер по порядку очередной записи;
• дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
• присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
• краткое содержание распорядительного документа;
• кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
• примечание;
• подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
• могут быть и другие графы.

Типовые правила и требования к оформлению учетных книг

До начала внесения записей:

• все страницы нумеруют;
• книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
• указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
• подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
• на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.

Не допускается:

• подтирание ластиком;
• использование различных канцелярских средств корректировки текста;
• вырывание страниц.

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

Образец последней страницы:

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/zhurnal-registracii-prikazov/

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
2. сканер;
3. принтер;
4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
4. исходящие официальные письма;
5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

• Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

• Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

• первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
• документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
• международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Книга приказов: как вести правильно, образец

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

• срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
• большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

• трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
• прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
• перемещение между должностями;
• совмещение сотрудника;
• совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
• порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
• направление в командировку;
• оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
5. простановка печати фирмы;
6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

• титулка;
• список лиц, ответственных за ведение Книги;
• главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
3. дата заведения отчетной тетради;
4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

• фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
• реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
• подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

1. порядковый номер подписанного документа;
2. дата подписания и регистрации Приказа;
3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

• В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
• К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
• КМ – оформление командировок;
• ЛС – распорядительные документы по личному составу;
• О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

• на титульной странице;
• на последнем листе;
• в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
2. Название распорядительного документа.
3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
   • отпуска;
   • приём или увольнение;
   • внесение изменения в штатное расписание;
   • перевод на другую должность;
   • назначение совмещения.

1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/