Произвольный контент

Служебная записка на бензин

Содержание

Служебка на компенсация за бензин сотруднику образец

Служебная записка на бензин

Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации? Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Компенсация за использование личного имущества сотрудников в 1С 8.3

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Компенсация ГСМ
  • Как оформить компенсацию за бензин сотрудникам без аренды транспортного средства в 2019 году
  • Образец служебной записки для расходования бензина на работу генератора
  • служебная записка на компенсацию бензина
  • Компенсация ГСМ: что это такое
  • Компенсация за использование автомобиля сотрудника
  • Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Компенсация ГСМ

Обязанность возмещения затрат использования личного автомобиля работника закреплена в статье ТК РФ.

Работодатель должен выплатить компенсацию за пользование, оплатить износ и расходы, связанные с использованием автомобиля, в том числе на бензин.

Использовать собственное имущество сотрудник должен с ведома и согласия работодателя. Это согласие и размер компенсации, согласованной сторонами, необходимо закрепить письменным соглашением.

Наиболее приемлемым в этом случае является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору. Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, должна быть связана с постоянными поездками по заданию руководства, иметь разъездной характер.

Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует предоставить отчет о поездках. А для подтверждения затрат на ГСМ — чеки автозаправочных станций.

Форма отчета разрабатывается организацией самостоятельно. Бланк документа утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом.

Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Заполним его для нашего примера, учитывая, что в марте сотрудник два раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

Размер компенсационной выплаты сотруднику за использование в работе личного авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья ТК РФ прямо говорит, что условия о размере и сумме компенсации за использование личного транспорта стороны трудового договора должны согласовать сами в письменной форме.

Она должна включать:. По первой и второй позициям целесообразно установить платеж в фиксированном размере. Его размер нужно обговорить в дополнительном соглашении к трудовому договору. А затраты на ГСМ и ремонт компенсировать в фактически понесенных объемах.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ и ремонт автомобиля, сотруднику нужно предоставить подтверждающие документы. Ими могут служить чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей. Если руководитель согласен с целесообразностью таких затрат, то их тоже нужно возместить сотруднику.

Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, относится к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника. В бухгалтерском учете расходы признаются полностью и отражаются проводками:. В налоговом учете данная компенсационная выплата также признается в расходах, но в пределах норм пп.

Нормы прописаны в Постановлении Правительства РФ от Причем в эту сумму включаются затраты и на ГСМ, и на ремонт, и компенсационные выплаты. Все остальные расходы не принимаются при расчете налога на прибыль. Если для компании важно учесть затраты при исчислении налога на прибыль полностью, то лучше заключить договор аренды транспортного средства.

Для грузового транспорта нормативы не установлены, следовательно, расходы можно признать в полном размере. Минфин в Письме от Необложение страховыми взносами компенсаций, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, прописано в пп.

Бланк справки 2-НДФЛ на год — это документ, который необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед Налоговой службой о доходах работников — физических лиц. Его же используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге. С 1 января года отчет надо сдавать по новым правилам.

Форма 3-НДФЛ — это декларация, которую подают плательщики налога на доходы физических лиц. Практически ежегодно по этому налогу меняются формы деклараций и правила их заполнения.

Страховые взносы на травматизм — это отдельный вид обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Если вы собираетесь получить скидку к действующему тарифу на будущий год, пора писать заявление в ФСС по новым правилам.

Проводки по начислению премии — это бухгалтерская запись, которая отражает хозяйственную операцию на счетах учета. При ее формировании необходимо использовать метод двойной записи и опираться на план счетов, применяемый в организации. Налоговый вычет за лечение в санатории — возможность частично вернуть стоимость путевки.

Чтобы им воспользоваться, нужно собрать обязательный пакет документов. А также подтвердить, что пребывание на курорте включало не только отдых, но и лечение. Компенсация ГСМ: что это такое. Алла Котова. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, — это возмещение затрат использования личного имущества в служебных целях.

Нередко встречается ситуация, когда работники, выполняя свои трудовые обязанности, используют личное имущество.

Наиболее часто возникают вопросы о возмещении расходов на использование личного автотранспорта сотрудника, в частности на горюче-смазочные материалы ГСМ. Разбираемся, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.

Образец допсоглашения. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи.

Правила отчетности и образец заполнения справки 2-НДФЛ Бланк справки 2-НДФЛ на год — это документ, который необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед Налоговой службой о доходах работников — физических лиц.

Определены ставки страховых взносов на травматизм на год Страховые взносы на травматизм — это отдельный вид обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Начисление премии: формируем проводки Проводки по начислению премии — это бухгалтерская запись, которая отражает хозяйственную операцию на счетах учета.

Как оформить налоговый вычет за путевку в санаторий Налоговый вычет за лечение в санатории — возможность частично вернуть стоимость путевки.

Образцы документов. Страховые взносы: как заполнить платежное поручение. Образец заполнения формы 4-ФСС за 3 квартал года. Заполняем форму 6-НДФЛ. Пошаговая инструкция. Больничный во время простоя по вине работодателя.

Выдаем денег в подотчет из кассы. Club TK.

Как оформить компенсацию за бензин сотрудникам без аренды транспортного средства в 2019 году

К горюче-смазочным материалам ГСМ относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные. Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст.

Справочник адвоката Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику Во избежание возникновения спорных ситуаций пополучению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру — в виде соглашения. Так как сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях гг. Внимание Для этого работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях.

Унифицированной формы, согласно которой может быть написан образец служебной записки, как таковой не существует. Текст служебной записки на компенсацию гсм. В то же время нужна для начисления суточных и. Как отразить в налоговом учете приобретение за наличный расчет ОСНО. Министерство образования российской федерации — мэси Основание: Тюрина В.

Образец служебной записки для расходования бензина на работу генератора

В последнее время достаточно часто работодатели нанимают сотрудников на личном транспортном средстве. Это условие не требует предоставления служебных автомобилей для рабочих поездок, что существенно экономит работодателю его бюджет и возможные затраты. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:. Но использование арендованного транспортного средства у сотрудника, требует определенных расходов на оплату ГСМ и возможный износ имущества.

Использовать свой личный автомобиль на цели работодателя — это достаточно выгодное условие, так как можно вовсе забыть про необходимость лично платить за бензин и техническое обслуживание транспортного средства.

Компенсация ГСМ не подвергается налогообложению, но для этого требуется заключить соответствующий договор, в котором будет все четко прописано, чтобы у ИФНС не возникло дополнительных вопросов. При очередной сдаче отчетности в налоговую службу, обязательно подается дополнительно договор на предоставление транспортного средства сотрудником в аренду.

служебная записка на компенсацию бензина

Обязанность возмещения затрат использования личного автомобиля работника закреплена в статье ТК РФ.

Работодатель должен выплатить компенсацию за пользование, оплатить износ и расходы, связанные с использованием автомобиля, в том числе на бензин.

Использовать собственное имущество сотрудник должен с ведома и согласия работодателя. Это согласие и размер компенсации, согласованной сторонами, необходимо закрепить письменным соглашением.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Компенсация вкладов Сбербанка до в году. Компенсация за не предоставление места в детском саду. Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению.

Компенсация ГСМ: что это такое

Далеко не всегда у молодой организации есть возможность приобрести собственный транспорт. Однако есть ситуации, когда без автомобиля не обойтись, например, нужно развести товары покупателям, отвезти бригаду рабочих в другой населенный пункт, а торгового представителя — к потенциальным клиентам. Как же быть?

.

Компенсация за использование автомобиля сотрудника

.

Сотрудник может выехать в Компенсация за использование личного.

.

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

.

.

.

.

.

Источник: https://magazintestov.ru/konstitutsionnoe-pravo/sluzhebka-na-kompensatsiya-za-benzin-sotrudniku-obrazets.php

Служебная записка о компенсации бензина

Служебная записка на бензин

Компенсация ГСМ представляет собой возврат денег, ранее потраченных сотрудником на исполнение служебной цели. Также предполагается компенсация затрат сотрудника на бензин, солярку, охлаждающую жидкость. Предоставление компенсационных выплат предполагает документальное сопровождение.

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  • руководство поставлено в известность;
  • сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  • размер компенсации установлен соглашением сторон;
  • отношения оформлены в письменном виде;
  • затраты подтверждены соответствующими документами;
  • имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление

Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена.

Не требуется заключение соглашения.Нормы, установленные законодательством, не покрывают реальных издержек.
Легко скорректировать размер выплат.Восполнение затрат сверх лимита не уменьшает базу налога на прибыль.

Оптимальный порядок покрытия финансовых затрат на эксплуатацию машины сотрудника в интересах организации — это Договор аренды ТС без экипажа.

Гражданский кодекс РФ предлагает альтернативу: нанять транспорт с экипажем или без него. Первый вариант не может быть использован, поскольку в рассматриваемом случае водитель является собственником.

Как следствие, у него не получится заключить трудовой контракт с самим собой.

Используя такой способ, можно учесть любые нюансы, например:

  • размер арендной платы;
  • какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;
  • возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.
Сумма прибыли, которая принимается для исчисления налога, уменьшается на расходы, связанные с оплатой найма.Стоимость аренды облагается НДФЛ — 13%.
Компания может взять на себя все затраты по эксплуатации транспорта и учесть их при расчёте обязательного взноса в бюджет.Требуется составление договора.

Сделка по аренде предполагает следующий алгоритм:

  • согласование с руководством фирмы привлечения собственного транспорта служащего;
  • выбор способа возврата средств, использованных на обслуживание машины;
  • подписание соглашения;
  • переоформление ОСАГО с учётом изменившегося количества лиц, допущенных к управлению;
  • составление бумаг, подтверждающих передачу автомобиля организации на оговорённый заранее срок.

Вариант, при котором вознаграждение за предоставление транспортного средства для исполнения служебных обязанностей не предполагается, выгоден, если оно принадлежит, например, учредителю. Впрочем, если необходимо, перечисление денег можно оформить, как материальную помощь сотруднику.

Использование имущества по безвозмездному соглашению увеличивает основу для расчёта налога на прибыль, согласно рыночной стоимости услуги, оказанной бесплатно.

В этом и состоит самый большой минус такого способа. И всё же он дешевле, чем простой возврат денег за ГСМ.

Выплата

Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.

Для получения денег нужно представить ряд документов:

  • паспорт транспортного средства;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если служащий не является владельцем);
  • обоснование расходов, например, чеки;
  • путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).

По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.

Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации.

Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем. Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

Налогообложение

Все организации, неважно применяют они общую систему или УСН, возмещение затрат на привлечение личного транспорта сотрудника для исполнения служебных обязанностей относят к расходам.

Характеристика объёма двигателя (куб./см)Норма (руб./мес.)
Не более 20001200
От 20001500

Для грузовиков сумма не регламентируется. А при эксплуатации мотоцикла базу налога на прибыль можно уменьшить на 600 рублей. Тип легко определяется с помощью ПТС или свидетельства о регистрации.

На выплаты работнику, в свою очередь, не начисляются:

  • НДФЛ (не отражается в соответствующей декларации);
  • обязательные взносы в ФСС и ПФР.

Чтобы избежать возникновения налога необходимо передать в организацию бумаги для подтверждения:

  • права собственности на транспорт;
  • применение машины для нужд компании;
  • суммы фактических затрат на эксплуатацию.

Нередко возникает вопрос, обложения доходов физического лица, полученных сверх норматива, установленного для прибыли Правительством РФ. Такой подход не совсем верен. И несколько лет назад ВАС принял решение, что указанные лимиты нельзя применять для определения базы НДФЛ. Следовательно размер возмещения ничем не ограничен.

В случае когда сотрудник управляет автомобилем, который ему не принадлежит, мнения о взимании налога с суммы компенсации разделились. ФНС и Минфин считают, что НДФЛ нужно начислять. В то же время есть несколько судебных решений в пользу освобождения от обязательной выплаты. Однозначного ответа пока не существует.

А вот организация, сможет учесть в составе расходов выплаты, связанные с возмещением затрат на использование транспортного средства, управляемого по доверенности.

Такие действия удовлетворяют нормам НК РФ, при условии, что сотрудник представит следующие бумаги:

  • копию технического паспорта;
  • путевой лист с учётом служебных поездок.

Расчёт суммы

Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.

ОперацияНаличие в начале периодаУменьшение объекта учёта
Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе.2673.
Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы.73.68.
73.50-1.Выдача денег из кассы.
73.51.Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего.

Периодичность

Работодатель исполняет обязательства, связанные с расходами подчинённого на применение собственного автотранспорта для служебной необходимости, ежемесячно.

Затраты на ГСМ в текущем периоде покрываются до его окончания.

Все сроки должны быть согласованы обеими сторонами и оформлены в письменном виде.

Таким образом, для восполнения расходов, связанных с эксплуатацией машины, которая находится в собственности или управляется по письменному уполномочию, нужно придерживаться простого алгоритма:

  • поставить в известность руководителя компании о желании привлечь своё имущество для выполнения служебных функций;
  • выбрать способ оформления отношений (договор аренды самый выгодный);
  • представить все бумаги для подтверждения правомерности распоряжения автомобилем;
  • написать заявление в бухгалтерию;
  • своевременно и аккуратно передавать чеки и другие бумаги для отчёта о потраченных средствах;
  • составлять путевые листы, в которых показываются все передвижения по заданию компании;
  • помнить, что издержки не возмещаются в период отпуска, больничного, командировки и в нерабочее время;
  • получать компенсацию ежемесячно на зарплатную карту или наличными деньгами в кассе;
  • выплата не включается в базу налога на доходы физических лиц и не вносится в соответствующую декларацию, за исключением арендной платы по договору;
  • страховые взносы не перечисляются;
  • компания имеет возможность минимизировать налогооблагаемую прибыль за счёт затрат, связанных с наймом транспорта, приобретением топлива, осуществлением текущего ремонта и техобслуживания.
  1. согласовываются все детали возмещения;
  2. составляется Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации ГСМ;
  3. служащий передаёт в бухгалтерию компании Заявление на компенсацию ГСМ на ежемесячную компенсацию средств, потраченных на обслуживание автомобиля.
  4. издаётся соответствующий Приказ на компенсацию ГСМ;
  1. размер арендной платы;
  2. возмещение собственнику суммы, потраченной на транспортный налог, или стоимости страхового полиса.
  3. какая из сторон оплачивает ремонт и заправку;

Особенности оформления записки

В служебной записке нужно зафиксировать просьбу о компенсации расходов на ГСМ. К записке требуется приложить документы, подтверждающие то, что сотрудник действительно приобретал ГСМ. Приложения также подтвердят точную сумму расходов.

Образец

Руководителю ООО «Сокол»

от менеджера проектов

служебная записка о компенсации ГСМ.

Довожу до вашего сведения, что была совершена служебная поездка на личном автомобиле. Прошу о компенсации затрат на бензин. К записке прилагаю подтверждение затрат.

Пример расхода на ГСМ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Обзор видов и руководство как составлять

является внутренним инструментом любой организации Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов: Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия.

Служебная записка о перерасходе топлива Данные о фактическом расходе бензина берутся из первичных документов, в нашем случае – из путевых листов. Форму путевого листа можно взять готовую (форма № 3, постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78) или разработать свою. Вы можете пользоваться этим бланком, а можете разработать свой.

Важно, чтобы лист содержал всю необходимую информацию для последующего обоснования расходов. В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались.

Служебная записка на такси (образец) Случаи целесообразности • Риск срыва контакта или срочность решения какого-либо вопроса относящегося к деятельности предприятия.

• Перевозка важных документов или ценностей компании. • Срочность проводимой встречи с партнерами или нерегулярность езды местного транспорта. • Отсутствие доступа к транспорту в ночное

О нормах расхода гсм на автотранспорте в учреждениях минюста (соболева е.) Дата размещения статьи: 02.11.2015 Все учреждения в процессе ведения хозяйственной деятельности используют различные автотранспортные средства.

Для эксплуатации данных средств необходимы горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ).

Источник: https://ntimerabota.ru/sluzhebnaya-zapiska-kompensatsii-benzina/

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Служебная записка на бензин

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован,  бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. 

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается  НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366). 

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. 
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины. 

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа,  страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст.

226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п.

 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договораСтраховые взносыНДФЛ
Аренда транспортного средства без экипажане начисляютсяудерживается
Аренда транспортного средства с экипажемначисляются на стоимость услуг по управлению автомобилемудерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5758

Служебная записка образец на получение гсм

Служебная записка на бензин

Согласно Трудовому кодексу РФ, применение личной собственности сотрудника в интересах работодателя подлежит возмещению. Причём объём средств, направленный на покрытие расходов, связанных с обслуживанием и эксплуатацией такого имущества, законодательно не ограничен. К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ.

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Организация должна возместить издержки, возникшие при использовании личного транспорта работника для её нужд, если ситуация удовлетворяет ряду условий:

  • руководство поставлено в известность;
  • сотрудник — собственник автомобиля или имеет доверенность на управление;
  • размер компенсации установлен соглашением сторон;
  • отношения оформлены в письменном виде;
  • затраты подтверждены соответствующими документами;
  • имеется обоснование (расчёты и бумаги) того, что машина эксплуатируется в интересах компании.

Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем. Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами.

Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Служебная записка о росте расходов использования гсм

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я».

Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

Источник: https://it-ubrr.ru/sluzhebnaya-zapiska-obrazets-poluchenie/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.