Приказ о создании экспертной комиссии на уничтожение документов

Примерное положение об экспертной комиссии организации

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357. 

1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

   Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

   В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

   Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.

    4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

    19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
    

   II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

   6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

   6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

   а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

   б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

   в) описей дел по личному составу;

   г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

   д) номенклатуры дел организации;

   е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

   ж) актов об утрате документов;

   з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

   и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

   к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
   

   6.3.

   Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

   6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

   6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

   6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
    

   III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

   7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

   7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

   а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

   б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

   7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
   

   7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

   7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

   7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
    

   IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК.

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Источник: http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml

Приказ о создании экспертной комиссии на уничтожение документов

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации.

«Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации.

Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования

Проведение экспертизы ценности документов

по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.

Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам).

В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

Положение об архиве Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно.

При таком варианте следует действовать максимально осторожно.

При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию.

О порядке проведения читайте в электронном журнале.

Как создать экспертную комиссию — образец приказа

Процедура уничтожения документов проводится после экспертизы имеющихся бумаг и сопоставления их со сроками хранения.

Данную процедуру проводит экспертная комиссия, которую руководитель должен назначить своим приказом, его образец можно скачать внизу статьи.

Уничтожать документы можно в году, идущем после года истечения срока хранения бумаги. Задача экспертной комиссии — проверить, какие документы можно уничтожать, а какие подлежат дальнейшему хранению.

Задача руководителя — назначить компетентных лиц в составе группы, которые способны грамотно провести отбор бумаг, подлежащих уничтожению. То есть члены экспертной комиссии должны знать нормы законодательства в части установления сроков хранения дел и бумаг, должны понимать правила делопроизводство и представлять себе, из чего состоит процесс уничтожения.

Чтобы экспертная комиссия начала работу, руководитель создает ее с помощью приказа. Текст не типовой, составляется каждым предприятием самостоятельно. Необходимо взять фирменный бланк компании, указать вверху слово «приказ», далее внести заголовок, например, «о создании постоянно действующей экспертной комиссии» или «о создании комиссии по экспертизе документов ООО «______».

Основание для составления приказа:

«для определения сроков хранения документов, их отбора на архивное хранение или уничтожение»

. Распорядительная часть:

1. распоряжение создать экспертную комиссию в определенном составе — первым указывают председателя, далее каждый член по алфавиту (в состав комиссии рекомендуется включать представителей таких должностей, как бухгалтер, делопроизводитель, специалист кадровой службы, руководящие доложности);
2. распоряжение осуществить отбор документов и составить положенную документацию в связи с уничтожением;
3. назначение ответственного лица, которое донесет до перечисленных сотрудников о том, что они назначены членами экспертной комиссии.

После утверждения приказ регистрируется как распорядительный бланк по основной деятельности компании.

Со всех членов комиссии следует собрать ознакомительные подписи. В процессе выполнения обязанностей, прописанных в приказе о создании, члены экспертной комиссии составляют следующие документы:

• (акт о выделении к уничтожению) — перечисляются реквизиты бумаг, отобранных в результате проведенной экспертизы;
• накладная на передачу документов для уничтожения специализированной компании, если процедура будет проводиться сторонним специалистом.

Составленный акт подписывают все члены экспертной комиссии.

Образец приказа о создании экспертной комиссии по уничтожению документов — .

О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОТБОРУ, ПРИЕМУ НА ХРАНЕНИЕ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В АРХИВНУЮ СЛУЖБУ КБР (с изменениями на: 23.12.2014)

Председатель ЭК назначается из числа ответственных работников АС КБР.1.6.

Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, председательствует на заседаниях ЭК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.1.7. Председатель ЭК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭК специалистов архивных и других организаций.1.8.

Секретарь ЭК назначается из числа сотрудников АС КБР, обеспечивающих подготовку вопросов для рассмотрения ЭК.1.9.

Секретарь ЭК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЭК, обеспечивает своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЭК, их регистрацию и учет, готовит документы к рассмотрению на заседании ЭК, обеспечивает членов ЭК материалами, подготовленными к рассмотрению ЭК, направляет копии протоколов заседаний ЭК ее членам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭК.2.1.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах! Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов? Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции: 1.

Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.

Приказа о создании комиссии об уничтожении документов

Со всех членов комиссии следует собрать ознакомительные подписи.

Комиссия по уничтожению документов Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

Важно В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива. Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. Внимание В приказе закрепляем:

1. создание ЭК;
2. состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК Задача комиссии – выделение документов к уничтожению.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов.

В нем должна содержаться эта информация:

1. Дата.
2. Распоряжение.
3. Способ избавления от бумаг.
4. Основание для уничтожения (ранее составленный акт).

Приказ требуется визировать.

Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

1. Исполнитель, ответственный за мероприятие.
2. Способ избавления от документов.

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Ниже представлен возможный пример оформления.

Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации. Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — .

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — +7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — Это быстро и бесплатно!

Образец приказ об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

1. Отдельно вписывается состав комиссии.
2. Вначале документа указывается название организации.
3. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов. Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять

Образец приказа о создании комиссии

Источник: http://konsalt74.ru/prikaz-o-sozdanii-ehkspertnoj-komissii-na-unichtozhenie-dokumentov-67731/

Приказ об экспертной комиссии

Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .docСкачать образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов .doc

Способы избавления от бумаг

Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:

• Сжигание.
• Сдача в пункт приема макулатуры.
• Уничтожение посредством шредера.

Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.

Создание комиссии

Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.

Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.

Издание приказа

Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:

ООО «Япония»

4.11.2017
г. Москва

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:

Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)

2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.

4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) А.С. Петров

Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.

ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.

Работа комиссии

функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:

• Отбор бумаг, предназначающихся для передачи в архив.
• Отбор бумаг с временным хранением, которые нужно хранить далее.
• Поиск бумаг с повреждениями, которые невозможно исправить.
• Полная экспертиза документации.

Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.

ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

• Дата.
• Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
• Распоряжение.
• Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

• Способ избавления от документов.
• Исполнитель, ответственный за мероприятие.
• Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Срок хранения

Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.

Приказ на создание экспертной комиссии по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии. В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается на основании критериев ценности и определяется время сохранения, согласно требованиям, которые закреплены в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, а также те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их можно измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. При этом способ должен быть прописан в акте об утилизации.

Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это может привести, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст.

90 ТК РФ).

Обратите внимание, что утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет свои особенности. Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его также можно составить в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Инструкция по уничтожению секретных документов

Кроме обычных, в организациях может существовать документация со специальными грифами.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения с грифами секретности можно представить, как порядок действий:

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами должны быть определены специальным приказом руководителя организации.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/unichtozheniye-dokumentov-s-istekshimi-srokami-khraneniya