Приказ о передаче дел в архив организации образец

Сдача документов в архив организации

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив. 

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г.

могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек.

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

• наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах.

Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75570/

Передача дел в архив организации

В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени.

Какие категории документов передаются в архив

Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

Дела со сроком хранения менее 10 лет обычно не передаются в архив, а остаются в подразделениях, где они были заведены, до того момента, когда истечет срок их хранения, и практическая надобность в них отпадет.

По завершении хранения можно составить акт на уничтожение документов, которые имеют временные сроки хранения.

Дела за какой период подлежат передаче в архив

В соответствии с правилами документы необходимо сдавать в архив не позднее, чем через три года, после того как завершено их делопроизводство. То есть, передача дела в архив может быть оформлена даже спустя год.

Однако такая спешка не всегда бывает рациональна, так как относительно новые документы еще могут пригодиться для текущего делопроизводства. Поэтому придется совершать лишние действия для запроса таких документов из архива.

График приема-передачи дел

Действующие требования гласят, что дела передаются в архив в соответствии с графиком. График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы. После этого график должен быть утвержден руководителем организации. Также допускается, чтобы график утверждал руководитель службы делопроизводства, которому подчиняется и архив.

Порядок передачи дел в архив

Результатом проведенной экспертизы ценности документов становятся дела, которые отбирают для приема-передачи, а затем включают их в установленную форму сдаточной описи (образец мы приведем чуть позже).

Проще говоря, в номенклатуре дел должны быть отмечены дела, имеющие постоянные и долговременные сроки хранения (в том числе и дела по личному составу), после чего в график вносят сведения о сроках передачи документации в архив, а также об участниках этого процесса. График составляется заранее на предстоящий год.

В процессе подготовки дел к архивированию, есть смысл спросить у исполнителей, имеются ли в подразделении другие дела тех же категорий. Поскольку в течение года могли быть заведены дела, о которых не известно службе делопроизводства (а значит, их нет и в номенклатуре). Подобные дела также должны быть включены в сдаточную опись.

Если будет выявлено, что то или иное дело отсутствует, то у службы делопроизводства есть право запросить справку о причинах такой ситуации.

Обычно в процессе подготовки документов к архивированию структурные подразделения предприятия одновременно с этим осуществляют контроль правильности формирования дел и корректности их оформления.

Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве.

Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе. При необходимости специалист архива может сообщить коллегам свои рекомендации по устранению ошибок и улучшению оформления.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново оформляются в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

В связи с этим в процессе подготовки дел к архивированию важнейшей задачей сотрудников отделов является проверка полноты отражении информации на обложке дел. В переделке обложки нет необходимости, особенно если она была корректно оформлена еще в момент заведения дела.

Это необходимо для того, чтобы избежать лишних действий в процессе обработки и прошивки дел, а также, чтобы сотрудникам, производящим эту операцию, было проще разобраться во всех документах.

После включения всех намеченных дел с постоянным и долговременным сроком хранения в сдаточную опись, документы необходимо передать в помещение архива.

С полезными сведениями о составлении описи документов в архив вы можете ознакомиться в отдельной публикации, там вы также найдете образец и порядок заполнения данной описи.

Если было решено отправить в архив дела со сроком хранения до 10 лет, то их передачу можно осуществлять без составления описей. Учет в данном случае можно вести по номенклатуре дел.

Консультация юриста

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/peredacha-del-v-arxiv-organizacii.html

Приказ о передаче документов в архив

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:

1. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
3. тарификационные ведомости — 25 лет;
4. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
5. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела,

Передача дел в архив организации

Можно оформить передачу дел в архив и через год.

Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива. График приема-передачи дел В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику.

Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра. График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов.

Затем график утверждает руководитель организации.

Когда дело передают в архив

Это относится не только к делам, которые готовят к передачу в архив, но также и к тем, которые пока находятся в текущем делопроизводстве.

Если накопилось большое количество дел, то их проверяют выборочно, чтобы на основании выборки получить представление о том, насколько грамотно осуществляется делопроизводство в том или ином отделе.

Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел.

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

м удовлетворительное.

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

1. машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
2. стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
3. стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
4. гигрометр психрометрический ВИТ-2.
5. 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией.

Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н. Черкинзон Председатель комиссии Л.Б.

Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата.

Приказ о назначении ответственного за архив

Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет. В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность.

Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся). Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов. Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

Дела группируются по срокам следующим образом:

постоянное хранение временное хранение предназначенные к уничтожению

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями. Документы, предназначенные к передаче, можно группировать по следующим признакам:

номенклатура хронология дата географический признак алфавит

Перечень действий, которые необходимо выполнить до сдачи в архив: Сгруппированные документы сшиваются в твердый переплет.

Листы дела сшиваются и пронумеровываются. Количество листов в деле содержит до 250 листов и не превышает толщину тома в 4 см.

Приказ о передаче документов

Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам.

При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт.

Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем).

Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Скачать Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Источник: http://KonsulAN.ru/prikaz-o-peredache-dokumentov-v-arhiv-34341/

Приказ о передаче дел в архив образец

Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость).

Образец приказа о передаче дел в архив

График может быть составлен в произвольной форме, и по нему должно быть ясно, каким структурным подразделением (или даже конкретным исполнителем) и в какие сроки будет производиться передача документации в архив.

Не стоит указывать конкретную дату приема-передачи документов, лучше всего дать более широкий период времени, например, целый месяц. Ведь может получиться, что именно в установленную для приема-передачи дел в архив дату произойдет аврал, а при наличии расширенных сроков вы получите некоторое временное пространство для проведения маневров.

График должен составляться сотрудником, ответственным за архив, а согласование проводится с руководителями подразделений, которые должны будут передавать свои документы.
После этого график должен быть утвержден руководителем организации.

Приказ о передаче дел образец

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

proektarhiv.ru

Хранение документов в архиве

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них.

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• оформление обложки дел по установленной форме;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела (если необходимо);
• подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• индекс дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела;
• даты дела (даты подписания приказов о приеме и увольнении);
• количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

Приказ о передаче дел в архив организации образец

Они на ее базе должны разработать и утвердить приказом первого руководителя собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей деятельности (и период передачи дел из подразделений в архив тогда можно зафиксировать в привычном специалистам виде: как в Примерной инструкции – не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (Пример 2) или даже более узкий в рамках этого периода).

См. статью «Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива» в журналах № 9′ 2018 и № 10′ 2018 См. статью «Разрабатываем Положение об архиве организации на основе Примерного положения» в журналах № 12′ 2018 и № 1′ 2019 См.

У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.

Когда нужно сдавать документы на хранение:

• В случае перемещения внутри организации
• В случае отсутствия места для их хранения
• При создании на предприятии электронного архива
• При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока. Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е.

Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Источник: https://advokati-noginska.ru/prikaz-o-peredache-del-v-arhiv-obrazets

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;3.

Свидетельство о ликвидации организации;4. Решение организации о ликвидации;5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.7.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: https://proektarhiv.ru/sdacha_v_arhiv.html