Нужно ли заявление на получение расчетного листа

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате | Аюдар Инфо

Куревина Л., эксперт журнала

Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.

2018, № 14‑1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.

При этом о расчетном листке по‑прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.

Форма расчетного листка

Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14‑1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

• расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
• карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются

табельный номер	отработанные дни (часы)	составные части зарплаты	размер пособий по временной нетрудоспособности	компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат	размеры и основания произведенных удержаний	общая денежная сумма

Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14‑2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы.

При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.

2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Примерная форма расчетного листка приведена ниже.

Расчетный листок

Учреждение
Подразделение/код/табельный номер
Ф. И. О.
Должность/профессия
Оклад (руб.)
Месяц/год	Рабочие дни	Рабочие часы (40‑часовая рабочая неделя)
Начислено	Период	Дни	Часы	Сумма (руб.)	Удержано	Период	Сумма (руб.)
Зарплата за отработанное время	НДФЛ
Пособие по нетрудоспособности
Ежемесячная премия
Доплата за работу в выходные (праздничные) дни
Выплата за стаж непрерывной работы
Всего начислено	Всего удержано
Выплачено	Дата	Сумма (руб.)
Аванс
Зарплата
Пособие по нетрудоспособности
Всего выплачено

Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

Порядок выдачи расчетного листка

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.

2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны.

Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что.

А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время.

Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).

В какой день нужно выдавать расчетные листки?

Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению.

В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту.

В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).

Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи.

В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника.

Приведем пример:

_________________________________________

(наименование учреждения)

Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Подразделение учреждения

№ п/п

Дата выдачи расчетного листка

Ф. И. О. работника

Должность работника

Подпись

Ответственный за выдачу

расчетных листков ______________  ____________  _______________

должность                        подпись               расшифровка подписи

Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п.

 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.

2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

• при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
• при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

* * *

В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:

1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.

3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №2, 2019 год

Источник: https://www.audar-press.ru/vydacha-raschetnogo-listka-po-zarabotnoi-plate

Оформление и выдача расчетного листа при увольнении

При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан произвести с ним полный расчет и выдать все документы, связанные с работой. Одним из таких документов является расчетный листок. Сотрудникам необходимо четко знать, является ли обязательным такой документ и для чего он нужен, чтобы своевременно отреагировать на возможное нарушение трудового законодательства.

Что такое листок с расчетом положенных выплат?

Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику.

Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении – п. 1 ст. 136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).

Расчетный листок выдается, только когда работник выполняет свои трудовые обязанности на основании трудового договора. На сотрудников, с которыми заключены гражданско-правовые договора, действие ТК РФ не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:

• сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
• компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
• размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
• размеры удержанных из зарплаты сумм;
• общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.

Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.

Вместе с расчетным листком сотрудник при увольнении получает записку-расчет по форме Т-61 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе отражается:

1. Расчет компенсации за неиспользованные работником дни отпуска или, наоборот, суммы задолженности, если сотрудник воспользовался отпуском авансом.
2. Также в записке-расчете указывается размер среднего дневного заработка сотрудника и итоговая сумма, которую он получит с учетом удержания НДФЛ.

Записка-расчет не входит в список обязательных документов, выдаваемых при увольнении, но работодатели для отображения информации о неиспользованном отпуске часто используют именно такую унифицированную форму.

Для чего он нужен?

Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.

За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.

Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.

Обязаны ли его выдать после ухода работника?

Выдача расчетного листка – это не право, а обязанность работодателя в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Независимо от вида организационно-правовой формы и формы собственности предприятия, руководство обязано предоставлять персоналу информацию о всех начислениях заработной платы в письменном виде.

За несоблюдение норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

• Должностные лица при обнаружении нарушений могут получить предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для индивидуальных предпринимателей (ИП) установлен в таком же размере, как и для должностных лиц, а для организаций нарушение законодательства может обернуться штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.).

К нарушениям норм ТК РФ относятся случаи, когда расчетный листок не выдается сотрудникам, а также когда он выдается с опозданием или содержит сведения в неполном объеме.

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

При увольнении расчетный лист должен быть выдан сотруднику в его последний рабочий день, когда производится полный расчет и выдача всех документов в соответствии с ТК РФ.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?).

Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

• отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
• ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
• дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

• сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
• информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
• сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Сам листок с разъяснениями, как рассчитываются начисления и сколько сделано удержаний удержания, в бумажном виде может быть получен в бухгалтерии предприятия, кассе, по электронной почте или через доверенное лицо (при условии предоставления нотариальной доверенности).

Что делать, если не выдали документ с расчетами?

Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:

1. Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
2. Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
3. Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

1. Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
2. Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
3. Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
4. Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
5. К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

1. название организации и сведения о подразделении;
2. Ф. И. О. работника и его табельный номер;
3. период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
4. количество отработанного времени;
5. размер дохода работника с начала текущего года;
6. примененные вычеты по НДФЛ.

Расчетный листок по каждому сотруднику может быть сформирован автоматически в специальных программах для расчета заработной платы.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Источник: https://otrude.com/uvolnenie/dokumenty-uvolnyayushchemusya-sotrudniku/raschetnyy-listok/

Условия выдачи расчетного листка по заработной плате

При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.

В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.

Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.

Основные детали

Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Почему он важен

Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.

Штраф является неприятным последствием невыдачи. Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы. Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела.

Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или трудовой книжки. Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.

При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.

Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.

Обязательно ли нужно это

В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:

• частями заработной платы в каждом периоде;
• начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
• полной суммой зарплаты;
• удержанной частью зарплаты;
• выплаченной суммой.

Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.

При этом получать его должны все сотрудники:

• основные;
• совместители;
• надомные работники;
• дистанционные сотрудники.

При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.

Бланк расчетного листка по заработной плате

Правила по закону

На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ предусматривается оповещение работника о том, за что и в какой сумме были сделаны выплаты. При этом закон обязывает организации выдавать листы. Исключений, связанных с типом трудовых отношений и характером выполняемой работы сотрудником, не предусматривается.

Статья 129. Основные понятия и определения

Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.

Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.

Обязанность организации

Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.

Работодатель обязан утвердить форму документа. При этом учитывается мнение Профсоюза работников. Бухгалтеры могут использовать форму, предусмотренную программой.

Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.

Ответственность

При нарушении порядка выплат зарплаты руководитель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается и уведомления работников о размере и частях зарплаты с помощью расчетного листа. Если извещение отсутствует, то руководитель и предприятие могут быть наказаны на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Должностные лица	Предприниматели, не являющие юридическими лицами	Юридические лица	Повторное нарушение должностным лицом
Штраф, размер которого составляет 1 000 – 5 000 рублей	штраф, размер которого составляет 1 000 – 5 000 рублей; приостановка деятельности на 3 месяца.	штраф, размер которого составляет 30 000 – 50 000 рублей; приостановка деятельности на 3 месяца.	Дисквалификация на один–три года

Формат документа

Формирование бланка расчетного листа возможно с помощью бухгалтерской программы.

Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:

1. В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
2. В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней. Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.
3. Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
4. В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа. Если некоторые суммы еще не были выплачены, то отражается дата перечисления авансов, отпускных.

Скачать образец приказа об утверждении расчетного листка по заработной плате

Временные рамки

Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате. Также важно определить частоту выдачи документа на руки.

Сроки отчёта и расшифровка

В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.

При ведении бухгалтерского учета обязательно отражаются специальные коды. Они имеют тот формат, который выбрала организация в зависимости от вида деятельности.

Документы могут содержать следующие обозначения:

1210	Полный доход.
2330	Процентные выплаты.
2400	Чистая прибыль.

Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.

Согласно действующему закону, срок хранения листов о заработной плате не определен. Однако важным моментом является выдача работнику документа на руки.

Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.

Частота получения

Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.

Фиксация факта может производиться несколькими способами. В первом случае электронный вид документа направляется посредством локальной электронной почты. Работники обязаны периодически проверять корреспонденцию. Способ является прогрессивным и малозатратным. Но использовать его могут не все работодатели.

Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.

Скачать образец расчетного листка по заработной плате

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате

Единой формы листов не предусмотрено законодательно. Поэтому работодателю необходимо разработать ее в рамках учреждения.

Выплата заработной платы производится дважды в месяц. Но расчетный лист передается в конце месяца при полном погашении задолженности работодателя перед сотрудником. Это обусловлено тем, что в момент аванса окончательная сумма выплат еще не определена.

Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист. Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ.

Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо. Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате.

Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо. Ведь в документе отражены персональные данные. За их разглашение, путем доступа к листу других лиц, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Подтверждение о вручении возможно с помощью подписи сотрудника на отрывной части листа, а также в журнале учета при получении документа.

Образец заполнения расчетного листка по заработной плате

Нюансы оформления

Форма, разработанная в учреждении, должна быть утверждена локальными нормативными документами. Если не сделать этого и использовать бумагу, то данный факт будет расценен как нарушение трудового законодательства.

При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации.

Для утверждения формы работодателем издается приказ.

При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелс»

ПРИКАЗ

12 февраля 2020 года

№54-о

На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
2. Ввести в документооборот с 15 февраля 2020 года.
3. Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.

Генеральный директор ________________ Андрусенко И.В.

С приказом ознакомлен _________________ Иванов Ю.С.

Главный бухгалтер

13.02.2015

Профсоюзный комитет до утверждения должен ознакомиться с формой расчетного листа. Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы.

Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.

Как подтвердить факт

Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.

Процедура подтверждения возможна с помощью:

• ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
• разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
• составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные. Поэтому доступа у других работников к бумагам не должно быть. Передача через каких-либо лиц не допускается.

При нарушении закона о персональных данных работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

В этом случае накладывается штраф в размере:

300 – 500 рублей	Административным лицам.
500 – 1 000 рублей	Руководителям.
5 000 – 10 000 рублей	Учреждениям.

Рассылка электронных видов на основании Трудового кодекса РФ предусматривается только для удаленных работников. Остальным должно выдаваться печатное подтверждение.

Расчетный лист является важным документом как для сотрудника, так и для работодателя. С помощью него можно подтвердить собственные права в суде при появлении спорных моментов.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/vydacha-raschetnogo-listka-po-zarabotnoj-plate/

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

• все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
• иные начисления и компенсации;
• размеры и причины удержаний из заработной платы;
• общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

• на бумаге под роспись лично в руки;
• в электронном виде на почту;
• в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

• утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
• завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
• внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

• должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
• предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
• юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

О порядке и правилах выдачи расчетного листка в бумажном и электронном виде, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В заключение стоит отметить, что согласно действующему трудовому законодательству работодатель обязан оповещать работников о начислении им заработной платы с указанием всех составляющих зарплаты с надбавками и удержанными суммами.

Сделать это можно как в письменном бумажном виде, так и переслав по электронной почте. В случае невыполнения предписаний Трудового кодекса работодатель будет привлечен к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/zarplata/vyplata/vydacha-raschetnyh-listkov.html