Конференция правила проведения

Особенности организации конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы.

Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции.

Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида.

Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

— звуковое оборудование;

— световое оборудование;

— светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Источник: https://rent4all.ru/Poleznoe/Osobennosti-organizacii-konferencii--ehtapy-podgotovki

Организация конференции: идеи и важные моменты

Кейтеринговых компаний
и ресторанов Блюд в каталогах
партнеров Счастливых клиентов
CaterMe Организация конференции: как подготовить успешное мероприятие

Организация конференций, выставок и презентаций — один из лучших способов донести информацию о компании и ее достижениях в определенной отрасли.

Мероприятия, которые требуют личного присутствия участников, по-прежнему набирают полные залы. А современные технологии позволяют расширить географию и пригласить на форум тех, кто физически посетить его не может.

Такие события на стыке между offline и online стали привычны и возможны за счет применения современного цифрового оборудования, не создающего помех при передаче данных.

​

Пошаговый план организации конференции

1. Определение концепции. Для организации конференции на высоком уровне важно представлять ее главную идею. Общая концепция объединит доклады и речи, а участники будут представлять, зачем они платят за билет.
2. Составление плана мероприятия. Распланируйте все составляющие программы, в том числе время на отдых и перерывы на еду.

   Важно, чтобы доклады шли в заданной последовательности и между ними прослеживалась логика. Озвучьте лимиты выступлений для спикеров и оставьте между докладами интервалы для ответов на вопросы аудитории.

3. Выбор состава участников конференции. Приглашайте людей, которых интересует тема конференции. Приглашения спикерам и слушателям высылайте заранее.

   Не бойтесь, что зал будет слишком полным. В последний момент кто-то из участников обязательно отказывается приходить на конференцию по личным обстоятельствам. А переполненный зал лучше пустого.

4. Поиск спонсоров. На организацию конференции представительского класса требуется много средств. Привлеките к финансированию спонсоров.

   Они не только приведут к вам до 5 % участников, но и выполнят функцию социальных доказательств (если конференцию N поддерживают крупные предприятия, она стоит своих денег). Кроме того, партнеры опубликуют информацию о мероприятии на своих ресурсах.

5. Выбор и подготовка площадки. Место влияет на то, как будут воспринимать встречу участники.

   Кроме офиса компании или арендованного конференц-зала, на роль площадки подходят отели, конгресс-центры и культурные объекты. Помещение необходимо оборудовать. Потребуются ноутбуки, микрофоны, проекторы и компьютеры. Места для гостей следует расположить таким образом, чтобы всем было хорошо видно сцену.

6. Организация развлечений для участников.

   Если конференция продолжается несколько дней, потребуется организовать досуг и обеспечить гостей питанием. Кроме того, спикеров и участников нужно встретить, зарегистрировать и выделить каждому место. Жителям других городов, организуют трансфер до места проведения.

7. После конференции. Тот факт, что конференция окончена, не завершает работу организаторов.

   Потребуется договориться о публикациях и пост-релизах в СМИ, собрать отзывы участников и спикеров и разместить их в профильных сообществах. Эти социальные доказательства будут очень полезны, если конференция будет проходить ежегодно.

Кофе-брейки и фуршет

Еще на этапе выбора места для проведения конференции, уточните, возможно ли организовать питание на территории отеля или гостиницы. Если такая опция не предусмотрена, заблаговременно закажите услуги кейтеринговой компании или выездного ресторана. В идеале перерывы с легкими закусками нужно делать каждые три часа.

​

Если участники приезжают издалека, предложите им чай или кофе с сэндвичами и выпечкой уже во время регистрации. Вечером обычно устраивают фуршет или банкет. Такой финальный аккорд позволит гостям обсудить итоги встречи, завести новые знакомства и обсудить возможности сотрудничества.

Важные организационные моменты

• Назначьте ответственных. Плохо, когда за конференцию отвечает 1 человек. Соберите команду единомышленников, поделите на группы и назначьте ответственных за разные направления: работу со спикерами, спонсорами, дизайн, PR, билеты, оформление. Контролируйте исполнение поручений и проводите периодические собрания, чтобы вовремя заметить узкие места.
• Выделите время на отдых. При подготовке мероприятия выделите время на перерывы. Отдых для участников очень важен. Им нужно размяться, оценить услышанное, выпить кофе, проверить почту. Если плотно заполнить график выступлениями, гости устанут к середине дня.
• Заполняйте паузы. При организации конференции продумайте, как будете развлекать гостей, если докладчик возится со слайдами или в самый неподходящий момент выходит из строя проектор. Заготовьте несколько шуток, пройдитесь по организационным моментам или представьте спикера.
• Помните об обратной связи. Собирайте отзывы сразу после конференции. И будьте готовы, что всегда найдутся те, кому не понравятся доклады, еда или гостиница. Отклики будут разниться от «лучшее событие в моей жизни» до «зря потратил деньги».

Основные сложности при организации конференции

Выбор идеи, приглашение участников и другие моменты при организации конференции — большой труд. Не стоит удивляться, что бывают накладки. Вы можете предупредить некоторые из них.

​

• Заезженные материалы. Что может быть скучнее, чем одни и те же доклады на разных форумах? Спикеры нередко хитрят и используют примерно 15 % новой информации при составлении речи. Такой расклад не радует организаторов и слушателей, которые платили за свежие данные. Обезопасьте себя от обмана и заключите с каждым докладчиком договор на предоставление эксклюзивных материалов.
• Несправедливые цены. Не стоит назначать разным участникам конференции разные цены за билеты. Сомнительные VIP-статусы отпугивают тех, кто не может себе позволить более дорогой билет. Искусственно раздувать цены не рекомендуется и за счет стоимости аренды престижной площадки. К примеру, если ваша ЦА — малый бизнес и фрилансеры, они просто не потянут такие расходы.
• Неоплаченные билеты. Люди могут бронировать билеты и последний момент отказываться от них. Это плохо, если в конференции принимает участие ограниченное число лиц. Вы потеряете деньги и не сможете в перепродать билеты за день до события. Обязательно разработайте правила, которые не позволят покупателям вернуть полную стоимость за билет.

Планируете проводить конференцию? У нас есть для вас предложение. Закажите обслуживание мероприятия в кейтеринговой компании. А найти подрядчика поможет CaterMe.

Мы работаем с проверенными компаниям, которые строго соблюдают повышенные санитарные нормы на производстве.

Проводится ежедневный контроль температуры и состояния здоровья сотрудников. Используются маски и защитные костюмы

При оплате безналичным способом применяется бесконтактный способ доставки для дополнительной безопасности.

Источник: https://events.caterme.ru/articles/idei-dlja-organizacii-konferencii

Как организовать онлайн конференцию

Хотите провести тематический семинар, но не можете удовлетворить всепросьбы клиентов и спикеров? Не получается грамотно продумать план и проследитьза всеми деталями мероприятия? Конференция в online режиме решит данные вопросы, а также повысит популярность иприбыльность проекта.

Статья разуверит в том, что проведение вебинаров — тяжелая и непосильнаязадача. Кратко обсудим цели и преимущества таких событий, а в конце дадимчеткие указания, как сделать онлайн конференцию.

Вебинар и его задачи

Онлайн-конференция — мероприятие, проводимое в онлайн-режиме, где участникимогут напрямую общаться с экспертами.

Организовывать подобные тренинги очень удобно и выгодно, так как несколькоспикеров могут выступать на одном семинаре, находясь в разных местах. Дляучастия в онлайн-конференции необходимо наличие компьютера с интернет соединением и приложения, гдеоно будет проводиться.

Часто организаторы устраивают тренинги через сервисы, где для участия нужновсего лишь ввести ФИО и электронную почту. На онлайн-семинарах нет ограниченияпо численности аудитории. Для диалога используется общий чат, куда можно задатьвопрос или ответить на него.

Несмотря на то, что докладчик вещает удаленно, мероприятие не теряет своюпользу. Онлайн-конференция — это удобный инструмент маркетинга, которыйувеличивает успех взаимодействия с аудиторией.

Вебинары проводят как для привлечения новых клиентов, так и для общения состарыми. Через такие мероприятия можно рекламировать, обучать, консультировать,организовывать конкурсы и акции.

Выгоды проведения онлайн-конференций

Так почему же выгоднее проводить именно вебинары, а не организовыватьсеминары с живым общением в огромных залах?

1. Любой организатор, спикер и участник может работать, находясь в любом месте планеты. Самые крупные залы в мире вмещают до 10 000 человек. На онлайн-конференции может присутствовать и миллионная аудитория.
2. Возможность записи конференции и ее последующий анализ. После проведения вебинара его можно несколько раз просмотреть и подумать над возможными улучшениями.
3. Удобство графической информации. Весь материал можно излагать на виртуальной рабочей доске, ярко выделяя текстовые фрагменты и иллюстрации. Технологии позволяют с легкостью обмениваться файлами и документами с участниками онлайн-конференции.
4. Малые финансовые и временные затраты. Нет необходимости арендовать на несколько суток огромные залы, организовывать фуршеты и собирать аудиторию. Вы экономите свои силы, снижаете расходы и одновременно с этим расширяете клиентскую базу.

Обычные вебинары либо являются бесплатными, либо оцениваются дешево. Ноименно через них нужно приглашать потенциальных покупателей приобрести основнойпродукт.

Как провести онлайн конференцию

Здесь предоставим инструкцию по созданию и проведению онлайн-мероприятий. Научитесьграмотно планировать событие, продвигать его и измерять свои результаты.

1. Составление общей структуры конференции. Начать нужно с поиска главной идеи. Необходимо иметь четкое понимание того, что и с какой целью вы делаете.

Затем кратко продумайте основные организационные моменты: оформление сайта,приглашение спикеров, общение со спонсорами и партнерами, создание рассылок,уведомляющих потенциальных клиентов о начале мероприятия.

Подумайте о том, какбудете продвигать онлайн-конференцию. Напишите основные этапы своеговыступления, чтобы в целом представлять его структуру. Одновременно с этим незабывайте про изучение целевой аудитории. Корректируйте материал вебинара наоснове полученной информации о клиентах.

1. Начало раскруткимероприятия. После запуска сайта с онлайн-событием, известите о нем своюаудиторию посредством рассылок, приглашений в соц. сетях, видео на и т.д.

Попробуйте протолкнутьанонсы онлайн-конференции в тематические сайты, блоги, различныеинтернет-издания. Рассказывайте о проведении вебинара в офлайн-сообществах.

1. Переход к мощномупродвижению. На данном этапе уже необходимо разрабатывать конкретные рекламныематериалы и отсылать их спикерам и партнерам, чтобы те продвигали конференциючерез свои ресурсы.

Добавляйте бонусы иподарки в конце вебинара и говорите про них в начале. Так у зрителей появитсястимул досмотреть до финиша. С каждым днем привлекайте больше спикеров испонсоров для участия в вашем проекте.

1. Отслеживаниерезультатов. Регулярно проводите мониторинг социальных сетей относительносвоего вебинара и количества регистраций и подписок на участие в мероприятии.

Если вы не будетеотслеживать все каналы продвижения, то в процессе онлайн-конференции будеттрудно ориентироваться на количество людей, их желания и вопросы.

1. Проведение онлайн-конференции— полноценная реализация ранее задуманных идей и планов. За 1 час и за 15 минутдо начала мероприятия отправьте участникам письма, в которых содержится ссылкадля входа в комнату вебинара. Далее проведите конференцию, не отклоняясь отпланов.

В течение всего вебинараподдерживайте диалог с аудиторией и регулярно отвечайте на возникающие вопросы.Для удобства аудитории и для большей эффективности ведите трансляцию сразу внескольких социальных сетях и на канале в .

1. Подведение итогов послеконференции. После окончания мероприятия оцените, какое количество людейрегистрировалось ранее, и сколько пришло в итоге.

Пересмотрите трансляциюи обозначьте для себя детали, которым нужно уделить больше внимания в следующийраз. Можете даже снять обзорное видео по поводу вебинара со своимивпечатлениями и выложить его в социальных сетях.

https://www.youtube.com/watch?v=CZ8M0ssiaSQ

Обязательно известите аудиторию о следующих онлайн-конференциях. Наибольшийуспех принесет именно комплекс таких мероприятий.

Что это за онлайнконференция? После прочтения данной статьи, вы без труда ответите наданный вопрос. Теперь у вас есть знание того, как проводить мероприятия такогоформата. Именно вебинары могут мгновенно поднять  популярность ифинансовую результативность проекта. Читайте инструкции и устраивайтеэффективные онлайн-конференции!

Источник: https://sellskill.ru/blog/kak-provesti-onlain-konferenciyu/

Конференция правила проведения — Moneyprofy.ru

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере PR, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ.

Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет процесс поступления информации в редакции, характеризуется авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей.

Самым сложным моментом в процессе подготовки любого новостного мероприятия является формирование информационного повода.

Информационный повод — то своего рода зацепка, делающая событие интересным для зрителей, читателей, слушателей. Грамотный информационный повод – залог успешности любого мероприятия.

Событие должно стать новостью для прессы. Существует несколько факторов, помогающие выделить данный информационный повод среди других:

1. Повод интересен для целевых групп, вовлеченных в проект;
2. Повод соответствует текущему социальному, политическому, культурному контексту;
3. Формулировка краткая и емкая;
4. Повод имеет необычную подачу или эмоциональный оттенок;
5. Чем более событие персонализировано, тем выше у него вероятность стать новостью.

Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

1. Владеть текущей социально-политической, экономической ситуацией;
2. Иметь функциональную базу СМИ, которая позволит быстро составить медиа-карту;
3. Правильно определить целевую группу СМИ;
4. Определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
5. Выявить возможные риски;
6. Исходя из вышеперечисленного, определить тему мероприятия.

При подготовке пресс-конференции необходимо решить ряд организационных вопросов:

1. Определить дату проведения мероприятия, с учетом графика выхода в свет большинства газет;
2. Первое приглашение на пресс-конференцию рассылается по редакциям за неделю;
3. Второе приглашение вместе с пресс-релизом рассылается за два-три дня (чаще всего приглашения рассылаются по факсу, в случае необходимости срочного оповещения, возможны непосредственные звонки в редакцию);
4. При подготовке фуршета, следующего за официальной частью, необходимо учитывать количество приглашенных персон;

Помещения для пресс-конференции выбираются по тем же критериям, что и учебные аудитории, и в них обязательно должны быть в наличии: микрофоны на столе президиума и в зале, осветительные приборы, телевизионные камеры, система синхронного перевода, службы аккредитации, служба безопасности, медпункт. На столе президиума выставляют таблички с Ф. И. О. выступающих. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее: они либо заучиваются наизусть, либо прочитываются.

Основные этапы пресс-конференции:

1. Встреча и регистрация представителей прессы;
2. Открытие, представление устроителей конференции;
3. Вступительное слово ведущего;
4. Выступления основных участников;
5. Вопросы журналистов и ответы на них;
6. Заключительное слово ведущего и закрытие.

После закрытия пресс-конференции, как правило, проводится неофициальная часть — фуршет или коктейль, причем беседы во время фуршетов оказываются иногда гораздо полезнее, так как в неформальной обстановке журналисты могут обратить внимание на волнующие их проблемы, связанные с темой пресс-конференции.

www.advertiser-school.ru

Организация пресс-конференций: ключевые правила проведения

Пресс-конференция является для многих компаний обязательной составляющей маркетинговой деятельности на рынке. Благодаря успешно проведенному мероприятию о компании узнают из средств массовой информации клиенты и партнеры. Что необходимо сделать для успешного проведения мероприятия и получения по его итогам нужного количества публикаций?

В этой статье вы прочитаете:

• Как провести пресс-конференцию в первый раз
• Принципы проведения пресс-конференции

Организация пресс-конференций – это весьма эффективный маркетинговый инструмент в руках компаний.

Лучшая статья месяца

Мы опросили бизнесменов и выяснили, какие современные тактики помогают увеличить средний чек и частоту покупок постоянных клиентов. Советы и практические кейсы мы опубликовали в статье.

Также в статье Вы найдете три инструмента, чтобы определить потребности клиентов и повысить средний чек. С помощью этих методов сотрудники всегда выполняют план по допродажам.

Пресс-конференции бывают двух типов: анонсирующие (проводимые в рамках рекламной и PR-кампании) и встроенные в событие (проводимые перед началом события или внутри него).

Задача анонсирующей пресс-конференции — получить новостные материалы в СМИ накануне основного промоутируемого события, которому посвящена пресс-конференция.

Время проведения

В зависимости от типа и масштаба мероприятия анонсирующего проведением пресс-конференции нужно проводить за 1– 6 недель до события. Чем масштабнее проект и чем больше у него в информационных партнерах печатных СМИ с длительным периодом выхода (квартальные и ежемесячные журналы), тем раньше следует организовывать пресс-конференцию.

Все пресс-конференции лучше проводить днем: утром и вечером собрать журналистов значительно сложнее.

Как приглашать и кто придет

Огромное значение для успеха мероприятия имеет качество персонала, задействованного в подготовке пресс-конференции. Немалую роль играет наличие у ключевого PR-специалиста дружеских отношений с ведущими журналистами рынка.

Именно поэтому, если в штате компании нет таких людей, возможно, благоразумнее будет передать исполнение задачи по организации конференции на аутсорсинг специалистам. Это избавит еще от одной проблемы — необходимости подготовки персонализированной базы СМИ для отправки приглашений.

У спецов такие базы всегда поддерживаются в актуальном состоянии.

Приглашать журналистов на пресс-конференцию нужно устно и письменно, через социальные медиа, по телефону и электронной почте — в сумме не менее трех-пяти раз (если вы хотите, чтобы они действительно не забыли прийти).

Количество журналистов, подтвердивших участие в пресс-конференции, смело делите на 2 (если событие значимое) и на 3–5 (если оно рядовое). Таким образом вы получите наиболее вероятное число журналистов, которые в конечном счете к вам придут. Все они должны до начала пресс-конференции получить раздаточные материалы.

На мероприятии

Эксперты во время организации пресс-конференции должны сидеть за столами — лучше всего, если их будет два, поставленных рядом. За их спинами должен располагаться брендированный стенд-задник.

Если среди экспертов есть иностранцы, необходимо иметь двух переводчиков.

Проведение пресс-конференции должно быть динамичным, интересным и продолжаться 30–60 минут в зависимости от значимости мероприятия, количества присутствующих экспертов и времени дня.

Управление пресс-конференцией

Чтобы провести пресс-конференцию удачно, у нее должен быть модератор, который тонко чувствует настроение журналистов и их желание общаться с выступающим или отвечающим на их вопросы экспертом.

Журналистам на вопрос нужно давать не более 30 секунд. Экспертам на ответ — не более 2–3 минут. Если они не укладываются в это время, необходимо дождаться паузы, деликатно остановить, резюмировать вопрос или ответ и дать слово следующему эксперту или журналисту. Оптимальное количество выступающих — 2–3 человека (не считая модератора).

Кофе-брейк

Не все журналисты поймут ответы экспертов, но каждый запомнит, угостили его чем-нибудь или нет. Поэтому, задумав провести конференцию, обязательно дайте журналистам возможность перекусить и выпить чашку чая, кофе или стакан воды, когда они ожидают начала пресс-конференции. Если, конечно, вас интересует тональность, в которой будет освещено событие.

На дорогу

После организации пресс-конференции имеет смысл предложить журналистам аудио- или видеозапись, стенограмму пресс-конференции в виде расшифровки, фотоотчет. Также необходимо напомнить о возможности подготовить более подробную новостную публикацию и задать дополнительные вопросы, на которые эксперты могут ответить по телефону или e-mail после пресс-конференции.

Информация об авторе и компании

Андрей Пуртов — член Гильдии маркетологов России, продюсер конференций HiBrand. Имеет более чем 20-летний опыт в бизнесе, брендинге и формировании корпоративной идентичности.

Родился в 1971 году и параллельно с обычной средней школой в Подмосковье окончил две заочные школы — по физике и математике при МГУ и МФТИ.

В 1998 году окончил конструкторский факультет МГТУ имени Баумана, после чего работал в сфере продаж электроники и бытовой техники, а также был начальником отдела сбыта в концерне «сервис». Автор множества статей по брендингу, соавтор более 50 товарных знаков.

ArtGraphics.ru — брендинговая компания, основанная в 2000 году. Одной из первых вошла в созданную в 2009 году Ассоциацию брендинговых компаний России. Ключевой компетенцией студии являются комплексные проекты по брендингу и ребрендингу.

Источник: https://moneyprofy.ru/konferencija-pravila-provedenija/

Международные конференции: понятие, виды и этапы прохождения

Определение 1

Международные конференции – это встреча официальных представителей стран для диалога о вопросах, которые представляют взаимный интерес. Важно отметить, что различные варианты наименований конференций, будь то конгресс, совещание, встреча, и так далее, не несут в себе особого юридического значения.

Можно провести аналогию между международными конференциями и международными организациями, которые имеют много сходств как правовые институты: в обоих событиях присутствуют официальные представители стран.

Для правильного функционирования конференций создаются рабочие органы, такие как комитеты и комиссии. Главным же отличием конференций от международных организаций является временность существования конференций.

Виды конференций

Существует несколько видов конференций:

• Конференция, создаваемая как часть международной организации;
• Конференция, создаваемая вне международной организации;
• Конференция, имеющая региональный или универсальный характер;
• Конференция, созванная с участием руководителей государств или конференция с участием министров иностранных дел, послов, и т.д.

Международные конференции и международное право, не являются кодифицированными. Источниками этого института являются различные соглашения, нормы, и акты, созданные международными организациями.

Среди последних можно отметить Правила процедуры для созыва международных конференций государств от 3 декабря 1949 года, а также Правила общей классификации различных категорий совещаний, созываемых ЮНЕСКО, основанные в Париже в 1966 году.

Совещания, в свою очередь, можно поделить на несколько групп: совещания представительного характера и совещания непредставительного характера.

Совещания представительного характера также делятся на несколько видов:

• Основными участниками являются государствами или правительства;
• Основными участниками являются межправительственные организации;
• Основными участниками являются международные неправительственные организации.

Определение 2

Совещания непредставительного характера представляют собой собрания, на которых участники лично себя представляют. Основными участниками принято считать тех, кто пользуются личными правами и имеют право голоса, если того может требовать случай.

Опиши задание

Категорий непредставительного вида совещаний больше, чем представительного:

• Международные конгрессы;
• Консультативные комитеты;
• Комитеты экспертов;
• Семинары;
• Курсы по подготовке и повышению квалификации;
• Симпозиумы.

Неправительственные конференции

Определение 3

На собраниях подобного типа можно увидеть представителей международных неправительственных организаций, межправительственных организаций, решения которых будут представлены либо организациям, являющимися участниками конференции, либо членам конференций.

Инициаторами конференций обычно являются одна/несколько стран или международная организация. Перед созывом конференции проходят переговоры, определяющие время и место проведения конференции, круг участников, и обсуждается основная повестка дня. Во время конференции могут принимать участие наблюдатели, которые, впрочем, не будут иметь права решающего голоса.

Порядок и регулирование конференций

Определение 4

Процедура проведения конференции регулируется регламентами, которые были утверждены участниками конференции, или же органами, созвавшими международную конференцию.

Обычно, для проведения конференции, создаются необходимые комитеты, такие как комитет по проверке полномочий, комитет по обеспечению должного функционирования, комитет по обсуждаемой повестке собрания, комитет по подготовке решения, и другие. Решения, предложенные на конференции, принимаются в ходе ания и достижения консенсуса. Каждая делегация/представительство имеет право на один голос.

Акты конференции могут содержать договоры в текстовом виде, подготовленных в ходе конференции.

К примеру, Конвенция по борьбе с подкупом должностных лиц иностранных государств при проведении международных деловых операций (созданная в Стамбуле 21 ноября 1997 года) принята Конференцией полномочных представителей стран, являющихся членами ОЭСР.

Стоит отметить, что некоторые документы, созданные на конференциях, являются независимыми источниками МП (к примеру, Заключительных акт конференции государств-участников Договора об обычных вооруженных силах в Европе 1999 года).

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Не получается написать работу самому?

Доверь это кандидату наук!

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/pravo/mezhdunarodnoe-pravo/mezhdunarodnye-konferentsii/

Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. | Pressfeed. Журнал

Развитие социальных медиа изменило отношение к пресс-конференции, как способу общения с журналистами. Среди пиарщиков бытует мнение, что пресс-конференция – вымирающий формат.

Но, может быть, пациент все-таки скорее жив, чем мертв, просто нужно научиться с ним правильно работать в новых условиях? Pressfeed разобрался, когда пиарщику не обойтись без пресс-конференций, как правильно их организовывать, каких ошибок нужно избегать, чтобы не навредить своей компании, и как применить креатив в таком, казалось бы, довольно формальном мероприятии.

Давайте вспомним про другие попытки посеять панику в наших рядах, когда, например, из каждого утюга кричали, что email-маркетинг мертв. И что же мы видим сегодня? Успешные бизнесы, построенные исключительно на email-рассылках.

А сколько копий было сломано на тему того, что из-за соцсетей люди разучились читать длинные тексты.

Закончилось все тем, что мир накрыло буйное помешательство на лонгридах, которые сейчас не пишет разве только тот, кто не умеет писать совсем.

Может, и в пресс-конференцию, как формат общения со СМИ, пока еще рано забивать последний гвоздь? Давайте разбираться.

В каких случаях устраивать пресс-конференцию

«Безусловно, есть спад интереса журналистов к формату пресс-конференций, что связано с перенасыщенностью информационного потока и уровнем организации самих пресс-ивентов, — говорит Анна Загумённая, event-директор агентства PR Partner. — Журналисты заинтересованы в эксклюзивном и качественном контенте.

Но, к сожалению, его не всегда предоставляют даже на мероприятиях крупных компаний. Кроме того, стоит учитывать банальную нехватку времени — журналисты ходят на пресс-мероприятия почти каждый день. Еще на стадии планирования пресс-мероприятия многие пиарщики совершают ошибку, пытаясь раздуть событие из любого инфоповода.

Личное общение со СМИ необходимо в случае возникновения непредвиденных ситуаций, вывода нового продукта, изменений на рынке».

Итак, главный вопрос, на который нужно ответить PR-менеджеру, — действительно ли инфоповод нуждается в проведении пресс-конференции. В конце концов, организация пресс-конференций — это всегда немалые расходы, поэтому нужно убедиться, что они будут оправданы.

По мнению руководителя PR-направления агентства healthcare-коммуникаций Nestline
Екатерины Кузьминой, всегда будут востребованы пресс-конференции с уникальным набором интересных спикеров, эксклюзивным контентом и возможностью поговорить с экспертами тет-а-тет. «Также презентовать инновационную разработку или делать программные заявления все же лучше в рамках пресс-конференций, а вот рассказать о новостях компании можно, используя более современные форматы», — считает Екатерина.

«В эпоху стримов, скайпа и соцсетей пресс-конференции становятся все менее интересны.

За то время, пока ее готовишь, согласовываешь со спикерами вопросы и приглашаешь прессу, новостной повод чаще всего устаревает или вместо него появляется новый, — говорит Маргарита Кашуба, маркетинг-директор онлайн-школы английского языка EnglishDom.

— Исключением являются, пожалуй, оперативные подходы к прессе в момент каких-либо экстраординарных событий, когда спикер хочет упростить работу журналистов и облегчить себе жизнь, избавившись от сотен звонков и повторения одних и тех же подробностей».

Какие пресс-конференции наиболее востребованы журналистами

Ольга Филиппенко, директор центра мониторинга и анализа «Смимонитор»:

Анализируя контент публикаций в СМИ, мы специально измеряли, насколько часто информация с пресс-конференций становится поводом для материалов. В измерениях мы не учитывали пресс-конференции с участием политиков, таких как Владимир Путин, Дмитрий Медведев, Сергей Лавров, Дональд Трамп, Ангела Меркель и ряда других.

Из года в год наблюдается снижение числа публикаций, основанных на информации с пресс-конференций. Так, в 2014 году было больше 54 тыс. материалов в федеральных и региональных СМИ, в которых использовались формулировки «заявил на пресс-конференции» или «сообщил на пресс-конференции». В 2016 году таких было всего 47 тыс.

Прошедший год стал исключением — количество подобных публикаций увеличилось, хотя и не достигло показателей прошлых лет — около 50 тыс.

Самое широкое распространение получают материалы с пресс-конференций, связанных с вопросами безопасности — вооруженные силы, терроризм, чрезвычайные ситуации. На них приходится каждая десятая публикация.

Причины востребованности пресс-конференций по данной теме, надо полагать, такие же. Что касается бизнес-направлений, то довольно часто встречаются материалы с пресс-конференций по финансовой тематике — более 7% от всех сообщений.

В прошлом году на треть увеличилось число сообщений с пресс-конференций по теме туризма и развлечений — почти 6% от общего числа. Думаю, что это связано с предстоящим чемпионатом мира по футболу.

Итак, с политикой и спортом все понятно. В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?

1. Когда пресс-конференция — единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.

«5 шагов к гарантированной публикации». Скачайте прямо сейчас

2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.

3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.

4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.

5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.

6. Если пресс-конференция — это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.

7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.

8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.

Анна Загумённая, PR Partner:

Если есть возможность, не стоит ограничивать себя форматом стандартной пресс-конференции. Сделайте действительно качественное событие, у которого есть идея и креативная концепция. К примеру, вы можете выбрать нестандартную площадку, которая сама задаст интересный формат. Это может быть что угодно — от планетария до крыши жилого дома, арендованного теплохода или вагона метро.

Например, в прошлом году мы организовали презентацию новой стиральной машинки, где сделали интерактив в виде игры «Найди пару носку». 80 пар разноцветных носков были перемешаны в трех стиральных машинах, и журналисты на скорость искали им пару. Ивент проходил в океанариуме. На мероприятие пришло 50 журналистов, и по итогам вышло более 70 публикаций.

Также можно нестандартно подходить и к самому формату. К примеру, задачу по организации пресс-мероприятия для салона красоты мы решили реализовать в формате beauty-квеста. Мы разделили площадку на несколько зон — макияж, укладка, уход за руками, консультация у косметолога и fashion-скетчинг.

На аккредитации журналистам раздавались карточки, на которые при прохождении определенной зоны наклеивался стикер. Тем, кто первыми прошли все процедуры и получили больше всего стикеров, мы дарили главные призы — большой набор косметики от спонсора.

Мероприятие посетило 30 журналистов и блогеров, по итогам вышло более 30 публикаций.

Поэтому нам пришла идея проводить пресс-ивенты в формате быстрых встреч — Media Speed Dating, где меньше чем за час 10 компаний могут пообщаться с 10 журналистами.

У каждой компании есть 5 минут на то, чтобы рассказать о себе и заинтересовать представителя СМИ. Мы успешно провели четыре таких встречи и уже готовим следующую.

Как выбрать оптимальное время для пресс-конференции

Первое, что нужно сделать, назначая день проведения пресс-конференции, — это убедиться, не запланировано ли на это время какое-то событие, по масштабам явно превосходящее ваше. Журналисты не могут одновременно присутствовать в двух местах, и их выбор всегда будет сделан в пользу более крупного инфоповода.

Желательно, чтобы конкуренты не анонсировали значимых событий на тот же день, иначе вам придется соперничать за внимание прессы. Не стоит планировать пресс-конференцию на даты, предшествующие крупным праздникам, с большим количеством выходных. Как правило, в такое время аудитория СМИ снижается.

Наиболее оптимальные дни для проведения пресс-конференции: вторник, среда, четверг. Понедельник, понятно, день тяжелый. А в пятницу все уже мыслями о предстоящих выходных.

Источник: https://news.pressfeed.ru/press-konferenciya-sluxi-o-moej-smerti-silno-preuvelicheny/