Должностные обязанности менеджера по документообороту

Должностные обязанности специалиста по документообороту

УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Специалист по документообороту ежедневно должен:

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Читайте так же:  Положение о заработной плате

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

• Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
• Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
• Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.

С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

• полное наименование должности и структурного подразделения;
• общее назначение должности;
• кому непосредственно подчиняется работник;
• порядок назначения и освобождения от должности;
• перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Менеджер по документообороту обязанности 1.2.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.

Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Общие положения 251.

1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Читайте так же:  Земельный налог для пенсионеров нужно ли нам его платить

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu/

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

• Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
• Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
• Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
• Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
• Разрабатывать номенклатуры дел.
• Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
• Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
• Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
• Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
• Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
• Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
• Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
• Передавать с описью документы на хранение в архив.
• Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Специалист по документообороту — должностная инструкция — Дело

Консультирование сотрудников компании по вопросам документооборота и взаимодействие по предоставлению документации. Подготовка отчетности, статистики для руководства и контроль возврата оригиналов документов в архив.

Ведение архива. Проверка, обработка, систематизация и обеспечение сохранности поступающей на хранение документации. Контроль качества подготовки договорных и нормативных документов Общества. Согласование договоров в СЭД.

специалист по документообороту

Общие положения 1. Ведущий специалист по документообороту относится к категории руководителей среднего звена. На должность ведущего специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях численностью от человек , а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

Назначение на должность ведущего специалиста по документообороту и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению 1.

Ведущий специалист по документообороту подчиняется непосредственно наименование должности 1. На время отсутствия ведущего специалиста по документообороту отпуск, болезнь, пр.

Должностные обязанности Ведущий специалист по документообороту обязан: 2.

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.

• Обеспечивать контроль документооборота организации бумажного и электронного , своевременно обрабатывать поступающую и отправляемую корреспонденцию, контролировать ее доставку по назначению.
• Осуществлять контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления; обеспечивать хранение печатей компании.
• Планировать работу секретариата: представлять на согласование и утверждение планы работы секретариата, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение и т.

Участвовать в совершенствовании создании, разработке инструкции по ведению делопроизводства и во внедрении ее новых положений; создавать единую систему документооборота ЕСДО в организации электронного и бумажного ДО , разрабатывать иные документы, регламентирующие деятельность организации в области документооборота. Принимать меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании; проводить контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив; готовить справки о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечивать печатание и размножение служебных документов. Участвовать в подготовке совещаний и собраний, организовывать их техническое обслуживание.

Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий с учетом применения средств вычислительной техники.

Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Выполнять поручения руководства компании. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению ЕСДО. Вести финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетенции. Разрабатывать систему мотивации подчиненного персонала. Права Ведущий специалист по документообороту имеет право: 3.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

Вносить на рассмотрение руководителя секретариата предложения о поощрении работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины. Ответственность Ведущий специалист по документообороту несет ответственность за: 4.

Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации; 4.

Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации; 4.

Причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. Наименование должности руководителя структурного подразделения.

Он обрабатывает все входящие документы и распределяет их по отделам.

Работа специалистом по документообороту в Казахстане Свежие вакансии на сегодня

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных — разные. С 1 июля года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов , и ст. Профессиональный стандарт — акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать: при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту; при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний; на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения. Эти два профстандарта документоведа позволяют: грамотно сформулировать название должности; предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя; сформировать перечень его трудовых функций.

Работа специалистом по документообороту в транспортной компании в России

Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста.

Какие же функции исполняет данный сотрудник? Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам , организовывает получение извне документации другого рода.

Также происходит оформление передачи документации контрагентам. Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами. Корреспонденция необязательно может адресоваться клиентам или коллегам из другого офиса.

Часто какие-либо договора или отчёты нужно отдать на ознакомление кому-нибудь внутри компании. Этим также занимается данный сотрудник. Если через фирму проходит большой поток документов, специалист обязан фиксировать каждый договор, каждый отчёт или заявку.

Специалист по техническому документообороту

Специалист по документообороту имеет разностороннюю подготовку, включающую знания и навыки в сфере управления документооборотом, архивной работы, обработки информации и информационных технологий. Спрос на специалистов по документообороту есть как в публичном, так и в частном секторе.

Специалист по документообороту должен иметь целостное представление о деятельности и целях организации. Эта работа подходит людям с хорошо развитым системным и логическим мышлением.

Его задача состоит в разработке исходных документов, организации обучения по управлению документооборотом и предоставлении профессиональных консультаций. Работа связана с руководством и обслуживанием.

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Специалист по документообороту — должностная инструкция

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту.

Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

• при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
• при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
• на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

• грамотно сформулировать название должности;
• предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
• сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
• стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

• систему организации делопроизводства;
• схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
• организационную культуру и нормы делового этикета;
• правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
• структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
• порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
• правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

• правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
• Уставом хозсубъекта;
• локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
• административным распоряжениям и приказам;
• ПВТР;
• разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

• принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
• сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
• подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
• согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
• разрабатывать номенклатуры дел;
• проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
• контролировать своевременность подшивки документов в дел;
• оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
• проводить информационно-справочную работу;
• обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
• создать удобную и эффективную поисковую систему;
• составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
• подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
• выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

• игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
• игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
• саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

• запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
• доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
• получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu.html