Сколько хранятся договора с поставщиками

Срок хранения договоров в организации

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

«О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Подпунктом 8 п. 1 ст.

23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого-

обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет.

Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень).

При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно:

1) в статьях, содержащих конкретное название договора;

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.

Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).

При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня).

Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ.

Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст.

В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2017. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2017 году

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

• временный – до 10 лет;
• долгосрочный – более 10 лет;
• постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
4. Оценка документации, имеющей:
   • политическую;
   • хозяйственную;
   • научную;
   • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

https://www.youtube.com/watch?v=ziAUo6plzuI

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Рекомендуем к прочтению: Отличник здравоохранения российской федерации

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

приложения, пояснительные записки

записки, доклады) к годовым

балансам и отчетам

уточнении балансов и отчетов

заключения) о рассмотрении и

утверждении балансов и отчетов

постановке на учет в налоговых

сумм по государственному и

таблицы, сведения) о начисленных

и перечисленных суммах налогов в

бюджеты всех уровней.

Переписка о разногласиях по

взимания акцизных и других сборов

заявления, решения, списки,

ведомости, переписка) об

освобождении от оплаты по

налогам, предоставлении льгот,

кредитов, отсрочек уплаты или

отказе в ней по налогам, акцизным

и другим сборам

поступлений в бюджеты разного

уровня и во внебюджетные фонды,

задолженности по ним

материальные счета бухгалтерского

протоколы, акты, справки,

докладные записки, переписка) о

проведении документальных ревизий

контрольно-ревизионной работе, в

том числе проверке кассы,

правильности взимания налогов и

Рекомендуем к прочтению: Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения

(главная книга, журналы-ордера

разработочные таблицы и др.)

к ним, зафиксировавшие факт

совершения хозяйственной операции

и явившиеся основанием для

бухгалтерских записей (кассовые,

банковские документы, корешки

банковских чековых книжек,

ордера, табели, извещения банков

и переводные требования, акты о

приеме, сдаче, списании имущества

и материалов, квитанции, корешки

к ним, счета-фактуры, накладные

и авансовые отчеты и др.).

Документы о приеме выполненных

работ (акты, справки)

переписка) о взаимных расчетах и

перерасчетах между организациями

деятельности (об учете фондов, о

наложении взысканий, штрафов,

приеме, сдаче, списании

материальных ценностей и др.)

обязательства, переписка) о

дебиторской и кредиторской

расчеты, заключения) о переоценке

основных фондов, определении

износа основных средств, оценке

стоимости имущества организации

акты) об оплате, размене,

страхования, с аудиторами

ведомости) об инвентаризации

основных средств, имущества,

Источник: http://zakonosfera.ru/cat-num-20/srok-hraneniya-dogovorov-v-organizatsii.php

Срок хранения договора с контрагентом — Консультация юриста

Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют.

По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку.Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения.

Но вначале этот срок следует определить.

Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть.По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет.

Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.

В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

1. Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Специализированные помещения

Срок хранения договоров в организации

272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к

«крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам»

Перечнем не установлены.

Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных

Срок хранение договоров о поставке

Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно.

Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.

Зачем хранить? Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого.

Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся: аренды транспорта; перевозки грузов; энергоснабжения; страхования зданий;

Бухучет инфо

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Вид документа Организации Срок хранения Основание Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга Регистры бухгалтерского учета Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч.

361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Согласно этому Положению, для их текущего должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение. Справка Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря.

С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.

Так, наименее распространенной системой является привязка к Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение.

Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования.

В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.Договоры с поставщиками услуг.

Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений.

Если строительство является профильной

Хранение договоров: особенности и порядок. Срок хранения договоров

Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.Подряда. Такие договоры используются при строительстве.С сотрудниками.Книги регистрации выполняют очень важную функцию.

Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам. В учетной политике коммерческого предприятия соглашения используются в качестве первичной документации.

Это, в свою очередь, обязывает обеспечить хранение договоров в течение более 5 лет. Исключение могут составлять периоды, предусмотренные для трудовых соглашений с сотрудниками.

dtpstory.ru

К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения.

Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.

Подряда. Такие договоры используются при строительстве.

С сотрудниками. Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе. Особенности периодов Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью.

При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством.

Источник: http://konsalt74.ru/skolko-hranjatsja-dogovora-s-postavschikami-67731/

Хранение договора с туристом: основные правила

Источник: журнал «Главбух»

Договоры на туристическое обслуживание – это те документы, которые подтверждают взаимоотношения туристических компаний с туристами. Поэтому, в случае проверки турфирмы компетентными органами и при возникновении судебных разбирательств по вопросам исполнения обязательств по договорам, предоставление оригинала договора является обязательным.

Значит, хранение договора с туристом с соблюдением сроков и установленного порядка, а также надлежащее хранение документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится важным вопросом в деятельности компании.

И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано по всем правилам архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для туристической фирмы.

2 Перечня). В соответствии со статьей 443 Перечня к обязательным документам для всех юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы относятся договоры возмездного оказания услуг со сроком хранения пять лет после истечения срока их действия.

Что касается дополнительного соглашения к договору на туристическое обслуживание, то оно является неотъемлемой частью договора и храниться должно вместе с ним. Если памятка туристу является приложением к договору, то она хранится также весь срок. Если это отдельный документ, то законодательством не предусмотрены сроки хранения таких документов.

По общему правилу срок хранения документов начинает исчисляться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве. Например, если договор на туристическое обслуживание закончил свое действие 30 ноября 2014 года, а статья 443 Перечня предписывает хранить его 5 лет после истечения срока действия, то:

• первым годом хранения будет 2015 год (с 1 января по 31 декабря 2015 года);
• последним, пятым, годом хранения – 2019 год. Только по окончании 2019 года такой договор можно будет уничтожить.

Сроки хранения договоров по правилам бухучета и НК РФ

Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Расходы на хранение договора с туристом, которые несет турфирма, в бухгалтерском учете относятся к общехозяйственным (счет 26).

В налоговом учете также предусмотрены сроки хранения документов.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов а также подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы, уплаченные налоги, хранятся в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Договоры с туристами смело можно отнести к документам, подтверждающим получение дохода в туристической компании.

Несмотря на то что сроки в бухгалтерском и налоговом учете установлены разные, хранить договоры и все прилагающиеся к ним документы необходимо по наибольшему установленному сроку – 5 лет.

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Ответственность за нарушение порядка хранения

Ответственность за сохранность договоров и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер Ответственность за организацию хранения несет директор турфирмы.

Для договоров и других документов в турфирме должен быть создан архив – текущий для документов отчетного года, постоянный – для документов прошлых лет.

Документы можно хранить как в самой организации, так и в архиве (государственном или частном).

За отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (грубое нарушение правил учета доходов и расходов), турфирму могут оштрафовать в следующих размерах:

• если утрачены документы за один период – 10 000 руб.;
• если утрачены документы за несколько налоговых периодов – 30 000 руб.;
• если отсутствие документов повлекло занижение налогооблагаемой базы – 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 руб.

Уничтожение архивных документов

Документы, срок хранения которых истек, уничтожают. Договоры, подлежащие уничтожению, можно сдать на макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить (сжечь, разорвать). Это оформляется актом, утвержденным директором турфирмы.

Для уничтожения архивных документов нужно, во-первых, создать комиссию и утвердить ее состав приказом директора турфирмы. Комиссия определив, у каких документов истек срок хранения и они подлежат уничтожению, составляет акт об их уничтожении. После его подписания отдельным актом комиссия фиксирует сам факт уничтожения документов.

Н. Гашина,
генеральный директор ООО «Аудит КонЭкс-Т»

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/47619-hranenie-dogovora-s-turistom-osnovnye-pravila.html

Источник: https://uristokey.ru/srok-xraneniya-dogovora-s-kontragentom-2.html

Сколько лет хранятся договора с поставщиками — Бизнес, законы, работа

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

• на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
• на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
• куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
• аренду помещений;
• проведение специальной оценки рабочих мест;
• поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный.

Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю.

Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря.

С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю.

В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

• порядковый номер записи;
• наименование (тип) договора;
• указанная в нем стоимость или цена;
• информация о второй стороне, подписавшей документ;
• дата заключения договора;
• срок его действия (если он оговорен);
• наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
• текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
• сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
• примечание;
• номер дела в котором хранится договор.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Срок хранение договоров о поставке

Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг.

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа.

При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат.

В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Срок хранения договоров

Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна): Когда начинается срок хранения договора? В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить? Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа.

Важно

Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно. Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания.

Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему.
Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса.

Сроки хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет.

Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

• Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

• на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
• мены, займа и кредита;
• аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
• найма;
• на медицинское обслуживание;
• о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года.

Источник: https://sroorgru.com/skolko-let-hranyatsya-dogovora-s-postavschikami/

Срок хранения договоров в организации

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

• данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
• краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
• указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. Р’ учете коммерческой компании соглашения используют РІ качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы СЃСЂРѕРєРѕРј свыше 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость РІ столь длительном периоде основана РЅР° использовании данных РїСЂРё начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

�стечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг.

Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

• определение документов, утративших актуальность Рё выдержавшие положенный СЃСЂРѕРє хранения. Р�нформация Рѕ периодах хранения берется РёР· журналов регистрации;
• отбор экономически нецелесообразных форм Рё сверка периодов СЃ внутренним документом, регламентирующим СЃСЂРѕРєРё;
• составление РѕРїРёСЃРё документов;
• утилизация Рё составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/srok-xraneniya-dogovorov