Произвольный контент

Приказ о закрытии книги приказов

Содержание

Как закрыть книгу регистрации приказов

Приказ о закрытии книги приказов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как закрыть книгу регистрации приказов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Форма и порядок ведения книги регистрации приказов на законодательном уровне не установлены. Поэтому работодатель вправе самостоятельно утвердить соответствующий порядок ведения книги в локальном акте (прописав в нем, в том числе, порядок внесения исправлений в книгу).

А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании.

Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов. Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью.

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.

Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах. Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю.

А.В. Дежнева 13 октября 2008 года принята в организацию на должность кассира. При заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в наименовании должности Дежневой.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Как закрыть книгу регистрации приказов — Адвокатское бюро Вершина

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

Что это означает на практике? Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы.

Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия.

С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

За отсутствие журнала регистрации приказов по кадровому составу (по основной деятельности, по личному составу, на отпуск) ответственности нет. Обязанность работодателя вести такие журналы не установлена ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных командировках по России и за рубеж.

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые?

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. Удобнее всего приобрести журнал, пронумеровать его листы, прошить, оформить заверительную надпись, подписанную ответственным за делопроизводство или даже руководителем организации и печатью (показана в Примере 1).

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

Здесь многое зависит от конкретной системы электронного документооборота, которую использует организация, а так же от приобретенного функционала. Возможно, сделать в учетных формах итоговую запись вообще нельзя. А может быть, система сама автоматически закрыла все журналы в 00:00 1 января.

С новым годом, дорогие мои читатели! Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего года. Традиционно первое, что можно и нужно сделать в первые же рабочие дни — это закрыть прошлогодние учетные формы. В этой статье рассмотрим закрытие журналов регистрации документов со всех сторон: какие бывают журналы, и как именно их закрывать в зависимости от вида.

Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов — от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.

Ошибочные данные в книге регистрации не рекомендуется зачеркивать. Если в Вашей книге регистрации есть графа «Примечания», то в этой графе рядом с некорректной записью можно сделать запись об исправлении допущенной ошибки.

Как правильно закрыть журнал в делопроизводстве

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.

  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Как закрыть журнал регистрации приказов

Законодательством не урегулирован вопрос об исправлении записей в книге регистрации приказов. В этой связи можно воспользоваться по аналогии правилами исправления неверных сведений в трудовой книжке.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Источник: https://omorashi.ru/licenzii/19150-kak-zakryt-knigu-registracii-prikazov.html

Приказ о закрытии книги приказов

Приказ о закрытии книги приказов

Образец книги приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

статьи Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер.

Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

То есть книги регистрации, имеющие срок хранения до 10 лет, не обязательно прошивать (прошнуровывать) прочными нитками.

Если регистрация приказов ведется в электронном виде (в СЭД, в электронных журналах, созданных в MS Excel, и т.д.), то, с нашей точки зрения, электронные журналы, которые должны храниться до 10 лет, не нужно распечатывать в конце года для их хранения.

Важно

В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом.

На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.).

Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок.

Закрытие журналов подразумевает составление итоговой записи и отправку документа на хранение.

Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.

Закрытие бумажных журналов В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись. Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора.

Приказ о закрытии книги приказов по основной деятельности

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  • локальных актов;
  • штатного расписания;
  • ответственных лиц;
  • аттестационных комиссий;
  • проведения ревизий;
  • рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель.

Приказ о закрытии книги приказов по личному составу

  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Данная статья опубликована на сайте zakon-dostupno точка ru.

Приказ о закрытии книги приказов по основной деятельности в детском саду

Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.

Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно.

Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов.

Приказ о закрытии книги приказов в школе

Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа.

Приказ о закрытии книги приказов по движению учащихся

В 2019 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала.

Образец книги приказов по основной деятельности

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Книга регистрации приказов по основной деятельности — это специальный журнал, в который вносят данный каждого распорядительного документа.

В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям.

  • В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
  • В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.
  • Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Закрытие» номенклатуры дел предполагает:

  1. заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
  2. создание итоговой записи.

В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год.

Согласно п.

Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов.

Можно развернутую: Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.

Источник: https://1privilege.ru/kak-zakryt-knigu-registratsii-prikazov/

Как правильно закрыть книгу регистрации приказов

При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.

Источник: https://vligropark.ru/prikaz-o-zakrytii-knigi-prikazov

Приказ о закрытии книги приказов приема и увольнения

Приказ о закрытии книги приказов
Однако, если книга, заведенная в организации, некорректна или находится в ветхом состоянии, то ее следует по возможности привести к корректному состоянию, а если это невозможно, то заведенную книгу следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих.

Приказ на закрытие книги движения трудовых книжек

В соответствии с общими правилами делопроизводства представляется, что закрытие действующей книги должно осуществляться следующим образом: после последней записи в ней необходимо указать о закрытии книги и его причине.

Здесь фиксируется номер приказа, подписанного и утвержденного руководством организации, подлежащий регистрации.

Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом.

Обозначение, присвоенное документу при его регистрации.

  • Вид. Здесь может быть всего три варианта: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение сотрудника.
  • ФИО работника. Данные записываются полностью на основании паспорта, в именительном падеже. Сокращения здесь не предусматриваются.
  • Табельный номер. Присваивается каждому работнику при приеме на основную работу.
  • Основание.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров.

Приказ о закрытии книги приказов приема и увольнения работников

Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно.

Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).

Как закрыть книгу регистрации приказов

Предназначение журнала регистрации приказов по личному составу При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников.

При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.

Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации.

Приказ о закрытии книги приказов приема и увольнения работника

После внесения в бланк всех необходимых сведений и подписи руководителя, с приказом должен ознакомиться увольняемый работник и также поставить в нем свою подпись.

На основании формы Т-8 вносятся записи в личную карточку сотрудника, в его трудовую книжку, а также делаются соответствующие подсчеты в бухгалтерии.

Шапка документа

Первое, что нужно внести в форму приказа Т-8 – полное наименование компании, в которой трудился работник, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ЗАО, ООО, ОАО).

После этого здесь указывается номер приказа об увольнении (по внутреннему документообороту) и дата его составления. Оформляется он всегда в последний рабочий день сотрудника.

Важно

Журнал регистрации приказов | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства. Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок.

Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует.
Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль.

Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • правила ведения журналов регистрации приказов;
  • обязательные графы журнала регистрации приказов;
  • что недопустимо в журналах регистрации приказов;
  • образцы журналов регистрации приказов.

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде.

Если же журнал регистрации должен храниться постоянно или свыше 10 лет, то в конце года он распечатывается и оформляется по установленным в организации правилам.

Итак, в вашем случае желательно завершить регистрацию разных приказов в одном журнале и организовать дальнейшую регистрацию распорядительных документов с соблюдением вышеприведенных рекомендаций.

Вносить изменения в технологию регистрации документов лучше всего с начала нового календарного года.

При этом если описанный Вами порядок регистрации закреплен в инструкции по делопроизводству вашей организации, то в инструкцию необходимо внести изменения. Это можно сделать с помощью издания приказа.

В заключение отметим, что правила работы с распорядительными документами (в том числе и правила регистрации приказов) организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в своей инструкции по делопроизводству.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-prikazov-o-prieme-na-rabotu/

Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке.

Внимание

Скачать ее можно на нашем сайте.

Скачать форму Т-8

Вы также можете скачать у нас образец приказа об увольнении по собственному желанию.

Скачать образец приказа об увольнении по собственному желанию

Итоги

Приказ об увольнении составляется во всех случаях прекращения трудового договора. Информация о приказе вносится в трудовую книжку, поэтому важно соблюсти все правила заполнения данного первичного документа.

Сотрудника необходимо обязательно ознакомить с приказом. Кадровые сотрудники предпочитают использовать унифицированную форму данного приказа, такую как Т-8.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования.

Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации.

Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале.

5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра.

Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

Закрытие журналов регистрации

Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании. Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.).

Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два.
Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г.

В настоящее время правовые акты, принятые государственными органами и действующие на уровне страны, четко не описывают порядок регистрации приказов.

Однако в практике делопроизводства сложились определенные правила регистрации распорядительных документов, которые отражены сегодня только в документах, имеющих рекомендательный характер.

Данные правила целесообразно соблюдать и включить их в инструкцию по делопроизводству вашей организации.

Итак, прежде всего не принято регистрировать вместе приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приложение № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

Приказы регистрируются… по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации, ВНИИДАД, 2003 г.

3.2.7. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Источник: http://helpmsk24.ru/prikaz-o-zakrytii-knigi-prikazov-priema-i-uvolneniya

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже: Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка.

Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Важно

Это можно сделать с помощью издания приказа.

В заключение отметим, что правила работы с распорядительными документами (в том числе и правила регистрации приказов) организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в своей инструкции по делопроизводству.

Информацию о том, какие положения, касающиеся работы с приказами, следует включать в инструкцию по делопроизводству, можно найти в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76

3.4.9.

Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

Для этого издается приказ, который будет иметь отчасти «технический» характер. В его констатирующей части необходимо кратко сформулировать причины отмены или как минимум оформить ссылку на тот пункт устава организации, в котором закрепляется право руководителя на издание приказов.

А в распорядительной части – использовать стандартную речевую формулу о признании документа утратившим силу. Дата данного приказа будет датой утраты юридической силы ранее ­изданного документа, т.е.

фактической датой его «отмены». См.

Приказ о закрытии книги приказов в доу

Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Правовед.RU 768 юристов сейчас на сайте

При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае? Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

  • Журналы регистрации
  • Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 6 Ответы юристов (1)

  • Все услуги юристов в Москве Консультации по трудовому законодательству Москва от 1000 руб.

Срок хранения 1 Приказы по личному составу 75 лет 2 Приказы по основной деятельности 50 лет 3 Приказы по движению учащихся 5 лет

В книге приказов по личному составу регистрируется все приказы по личному составу, такие как: прием на работу, увольнение, перевод( в том числе временный), предоставление отпусков, замещение уроков и т.д..

В книге приказов по основной деятельности регистрируются все приказы которые определяют деятельность учреждения на текущий момент: приказы по ТБ, об организации конкурсов, праздников, экскурсий, лагерей, распределение нагрузки, создание комиссий, утверждение каких-либо документов и т.д

В книге приказов по движению учащихся регистрируются лишь приказы, связанные с движением учащихся, такие как: комплектование классов, допуск к экзаменам, выпуск классов, исключение из школы, перевод из класса в класс, выбытие учащихся и т.д.

Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.

Трудовая книга. учет движения трудовых книжек и вкладышей

Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225 Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее. Нормативная база Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.

На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Журнал учета приказов по основной деятельности образец

Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Источник: https://realkonsalt.ru/prikaz-o-zakrytii-knigi-prikazov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.