Как правильно расчитывать путевые листы

Как рассчитать путевой лист + программы для ведения

Как и все остальные аспекты нашей жизни, труда, топливный расход на автомобильном транспорте подчинен строгому регламенту, и его нужно уметь рассчитывать. В данной статье мы рассмотрим формы путевого листа, как рассчитывать ГСМ, а так же программы облегчающие ведение.

Что такое путевой лист?

Одной из неотъемлемых частей успешного функционирования большинства предприятий является транспорт. Путевой лист считается важнейшим документом контроля водителей.

На его основе производится расчет зарплаты, запись расходов ГСМ, происходит начисление амортизации и списание других затрат.

В случае остановки служебного автомобиля во время движения сотрудником ГИБДД, путевой лист станет основанием для совершения поездки, перевозки груза или пассажиров. При отсутствии данного документа не избежать уплаты административного штрафа.

Формы путевого листа

Формы путевых документов можно использовать как государственного образца, так и разработать самостоятельно, указав особенности в учетной политики организации. Каждый подобный документ должен включать в себя определенные реквизиты.

К обязательным реквизитам можно отнести:

• название и номер;
• срок действия;
• информация о владельце транспорта;
• информация о транспорте;
• информация о водителе.

Организациями, предлагающими транспортные услуги, указывается информация о проведении контроля транспортного средства перед рейсом.

Как существует множество разновидностей хозяйственной деятельности предприятий, так и путевые листы отличаются многообразием форм. Путевые листы по существующим формам можно классифицировать в соответствии с видами транспорта, осуществляющего работу. Для легковых транспортных средств:

• 3 – основная;
• ПЛ-1 – протокол для ИП.

Для грузовых транспортных средств:

• 4-П – регистрация работы машин при повременной оплате труда водителя;
• 4С – протокол перевозок при сдельной оплате труда;
• ПГ -1 – запись работы транспортного средства для ИП.

Для перевозки пассажиров:

• 6 – документ для записи работы общественного транспорта (городские маршруты);
• 6 спец. – протокол учета автобусов индивидуального пользования;
• ПA-1 – протокол работы транспорта ИП;
• 4 – форма для работы легкового такси.

Для специального транспорта:

Для автомобильной техники строительного назначения;

• ЭCM-1 – подсчет выполняемой краном работы;
• ЭCM-2 – протокол работ;
• ЭCM-3 – рапорт;
• ЭCM-4 – рапорт-наряд техники;
• ЭCM-5 – протоколы регистрации осуществленной работы строительного транспорта;
• ЭCM-6 – журнал записи;
• ЭCM-7 – справка для выполнения расчета осуществленных работ;
• Лист для автокранов.

Расчет ГСМ для путевого листа

Регистрация затрат ГСМ (горюче-смазочных материалов) – один из важных моментов ведения путевого листа. В качестве ГСМ рассматриваются:

• разные виды топлива (бензинового, дизельного, природных газов);
• смазочные материалы (моторные масла, трансмиссионные, специальные масла, пластичная смазка);
• жидкие средства специального назначения (тормозная и охлаждающая).

Расчет ГСМ внутри отчетности предприятия осуществляется с помощью фактической стоимости. Условия для принятия – наличие чеков АЗС, корешков талонов, выписка топливной карты. Списание ГСМ можно осуществить двумя методами:

• по средней себестоимости – оптимальный способ. Рассчитывается как сумма стоимости остатков и прихода, деленная на сумму объема остатков и прихода в натуральном исчислении;
• по себестоимости 1 по времени приобретения запасов (ФИФO).

Программы для ведения путевых листов

В большинстве современных предприятий процесс заполнения бухгалтерской отчетности автоматизирован. Путевые листы можно формировать вручную, но для облегчения работы, давно придуманы и усовершенствованы программные продукты, позволяющие сокращать временные затраты сотрудников и качественно вести отчетность.

Путевые листы для «1С: Предприятие»

Основная программа по ведению бухгалтерской отчетности в России «1С: Предприятие» не содержит всего необходимого, для полноценного учета путевых листов, функционала. Но разработанная система решает эту проблему. Конфигурация софта содержит все необходимые функции для регистрации работы машин и удобна для бухгалтеров знакомым, понятным интерфейсом.

Стоимость программы: 12 900 рублей.

«БухСофт»

Бюджетная, простая в использовании, скромная по техническим запросам программа, пользуется огромным спросом среди предприятий с ведением учета транспорта. Утилита выполняет ограниченное количество функций: заполняет и сохраняет путевые документы. Выгрузка происходит в форме программы MS Excel.

Стоимость: 3 200 рублей.

«Респект: Учет путевых листов и ГСМ»

Программный продукт устанавливается в виде дополнения к главной системе «1С: Предприятие 8». Функционал утилиты дает возможность учета ГСМ, регистрации работы каждого водителя в отдельности, осуществляет удобное заполнение журнала путевых листов, готовит пустые формы для вывода на печать и отправляет данные в базовый софт «1С: Предприятие 8».

Стоимость: от 6 800 рублей.

«АвтоПеревозки»

Утилита «АвтоПеревозки» имеет широкий спектр ресурсов. Программа в соответствии с текущим законодательством заполняет путевые листы, вычисляет норматив ГСМ в соответствии с пройденным километражем, ведет учет заказов предприятий от других организаций, формирует подробную аналитику. Печать результатов происходит в рамках программы MS Word.

Стоимость: 10 000 рублей.

«Путевые листы АТП»

Мощная, разносторонняя программа. Данной утилитой может пользоваться не только бухгалтерия, но и диспетчерская служба, технические инженеры, механики, так же доступен модуль расчет стоимости транспортного средства.

Модуль «Инженер» осуществляет контроль над оснасткой автопарка организации, за стоимостью техосмотров с осуществлением фиксации их результатов и следит за начислением амортизации.

Ответственность модуля «Механик» схожа с предыдущим, но больший упор делается на учете шин.

Модуль «Расчет стоимости работ автомобиля» фиксирует поступление средств от передачи транспорта во временное пользование другим организациям.

Стоимость программы: ведение учета трех автомобилей бесплатно, большее количество – 15 000 рублей.

Заключение

Своевременно заполняемый путевой лист облегчает работу бухгалтера, снижает риски предприятия получения издержек и систематизирует рабочий процесс.

Для удобства работы организаций на сегодняшний день разработано множество программ, отличающихся по цене и функционалу.

Каждое предприятие, в зависимости от сферы своей деятельности, способно подобрать удобную утилиту в соответствии с потребностями внутреннего устройства.

Источник: https://Zapusti.biz/baza/kak-rasschitat-putevoj-list

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Здравствуйте, дорогие подписчики! Ведутся ли на вашей фирме путевые листы?

Насколько мне известно, небольшие предприятия часто пренебрегают этим документом, а зря!

Составление путевых листов необходимо для списания ГСМ и для обоснования расходов, а также для расчета зарплаты водителя.

Не автотранспортным предприятиям разрешено оформление путевых листов ежемесячно и даже использовать свою «самодельную» форму ( но там есть ряд проблем и лучше не экспериментировать, а пользоваться общепринятой формой!). Обо всех этих аспектах и не только поговорим в сегодняшней статье!

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

ВНИМАНИЕ ! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Вступление

Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.

По учету работы строительных машин и механизмов:

•  путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:

•  путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
• путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
• путевой лист легкового такси (форма №4);
• путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
• путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
• путевой лист автобуса (форма №6);
• путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:

•  путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
• путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
• путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152. Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.

Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:

•  наименование и номер;
• срок действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны — образец

Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Организация: ООО «Автолидер»Автомобиль:ГАЗ 3110Гос. номер:у082ее01Водитель: Иванов Александр РомановичМеханик: Васильев Сергей НиколаевичДиспетчер: Солдатов Андрей ВасильевичОстаток топлива перед выездом: 10 л.Пробег за время действия путевого листа: 163 км.

Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны:

• Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
• Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
• Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
• Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
• Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации .
• Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
• Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
• Гаражный номер– заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
• Водитель– ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
• Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
• Удостоверение № — номер водительского удостоверения водителя.
• Класс – класс водителя.
• Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
• В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер»), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
• Адрес подачи– адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
• Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
• Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
• Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).

Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.

В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.

Время возвращения в гараж — заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.

Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

• Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
• Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
• Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
• Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
• Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).

Расход по норме рассчитывается по следующей формуле: Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100.

Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом: Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего — количество горючего при возвращении.

Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.

Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.

Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.

Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Заполнение оборотной стороны

Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной.

В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:

• Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
• Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
• Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
• Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
• Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
• Время выезда — Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
• Время возвращения — Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
• Пройдено — Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
• Подпись лица пользовавшегося автомобилем — В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Источник: http://77-ss.ru/index.php/component/content/article/7

Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме ПЛ-1 – первичный документ, применяющийся при необходимости произвести учет работы легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, а так же является основанием для начисления заработной платы водителю транспортного средства.

Министерством транспорта Российской Федерации (приказ от 30 июня 2000 г. N 68) была принята унифицированная форма данного путевого листа – ПЛ-1.

Следует иметь в виду, что путевой лист этой формы заполняется только при наличии у индивидуального предпринимателя соответствующего свидетельства, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности, а так же работ непосредственно связанных с грузоперевозками.

Как правило, документ составляется на один день. Исключения составляют случаи, когда водитель отправляется на длительное время в командировки или совершает иные поездки, связанные с рабочим процессом.

Источник: http://avtouchet.ru/blank/putevoi-list-ip-pl-1

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Обоснование вывода:
Как указано в ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав) путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.

Источник: http://blognalog.com/uchet/kak-zapolnyat-putevoy-list-legkovogo-avtomobilya.html

Как рассчитать расход ГСМ в путевом листе

Путевой лист – основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.

Основные моменты

Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

В путевом листе отражаются следующие показатели:

Рабочая поездка

• номер документа
• дата документа
• данные о ТС
• сведения о его собственнике
• информация о водителе авто
• расход горючего
• текущий пробег автомобиля
• точный маршрут движения автомобиля
• место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
• время выхода и время возврата авто в гараж
• данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
• подпись диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
• дата и время предрейсового осмотра
• подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
• количество рейсов
• номера ТТН, по которым осуществлялась перевозка

Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги.

К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути.

Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями.

Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.

Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.

При расчете движения топлива могут вводиться дополнительные поправочные коэффициенты – расход повышается при работах во время зимы, в неблагоприятных условиях, в горах, при поездке на совершенно новом авто или машине после капремонта, а также в городах с населением свыше 1 миллиона и поселках.

Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.

Пример расчета путевого листа

Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный коэффициент для городов-миллионников равен 10% или 0,01.

В путевом листе указаны следующие параметры:

• величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
• цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
• остаток горючего перед выездом – 15 литров
• заправлено во время поездки – 60 литров
• остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров

Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.

Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:

• (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра

Фактический расход топлива:

• (15 + 60) — 30 = 45 литров

Разница между двумя величинами составляет:

• 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра

Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время.

Чтобы получить сумму затрат по горючему, нужно рассчитанную норму затрат топлива умножить на его стоимость.

В путевом листе обязательно должна содержаться информация о расходе ГСМ. Она позволяет списать затраты в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли.

Как отразить сведения о расходе топлива в путевом листе

Сведения о расходе ГСМ не входят в перечень обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152, однако их необходимо вносить для упрощения расчета потраченного горючего. В унифицированном бланке путевого листа содержатся 3 графы, предназначенные для отражения движения ГСМ. В них необходимо указать:

• остаток ГСМ на начало рейса;
• количество ГСМ, купленное в течение рейса;
• остаток ГСМ на конец рейса.

На основе арифметических действий с данными показателями рассчитывается расход ГСМ по нормативу и фактически. Просмотреть образец путевого листа с показаниями ГСМ можно ниже:

Если при использовании самостоятельно разработанного путевого листа не указываются показатели ГСМ, то расход топлива исчисляется исходя из норм Минтранса.

Источник: https://arbatcredit.ru/kak-rasschitat-rashod-gsm-v-putevom-liste/

Как правильно рассчитать путевой лист

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно.

Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

Путевой лист – основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.

Правила оформления и ведения путевых листов

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового такcи;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Источник: https://firecloud.su/finansovoe-pravo/kak-pravilno-rasschitat-putevoj-list.html

Как рассчитать путевой лист: основные моменты, правила заполнения и пример расчета суммы к списанию ГСМ

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как рассчитать путевой лист и сделать это правильно

Путевой лист – основной документ, по которому происходит списание ГСМ, находящихся на балансе организации. Он подтверждает, что горючее было использовано именно в производственных целях, с целью выполнения определенной работы, а также свидетельствует о наличии действительно понесенных компанией расходов на приобретение топлива.

• Основные моменты
• Правила расчета
• Пример расчета путевого листа